Adjudicación Menor Cuantía: Guía

Para participar en procesos de selección del Estado Peruano, es fundamental contar con una inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP), administrado por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). Esta inscripción es un requisito indispensable para cualquier proveedor que desee participar en las licitaciones públicas. El documento proporciona la dirección electrónica www.rnp.gob.pe para obtener mayor información sobre el proceso de registro y los requisitos necesarios. Se enfatiza la importancia de mantener la inscripción vigente para asegurar la elegibilidad en los procesos de selección. La falta de inscripción en el RNP descalificará automáticamente al postor, impidiendo su participación en las etapas posteriores del proceso. Por lo tanto, la verificación del estado de la inscripción en el RNP antes de participar en cualquier licitación es crucial para evitar retrasos y posibles exclusiones.

El proceso de presentación de propuestas se diferencia según se trate de personas naturales o jurídicas. Las personas naturales pueden asistir personalmente o a través de un apoderado debidamente acreditado, presentando una carta poder simple (Formato N° 1). Por otro lado, las personas jurídicas deben hacerlo a través de su representante legal, debidamente acreditado con una copia simple del documento registral vigente que lo demuestre, o mediante un apoderado con carta poder simple firmada por el representante legal, junto con el documento registral vigente que acredite su designación, expedido con una antigüedad no mayor a 30 días calendario antes de la presentación de propuestas. La documentación requerida para la acreditación es fundamental para la validez de la participación en el proceso. Es esencial que la documentación sea completa y esté al día para evitar ser excluido de la evaluación. Se debe prestar especial atención a las fechas de expedición y vigencia de los documentos. Cualquier irregularidad o falta de documentación puede resultar en la descalificación del postor.

El registro de los participantes en el proceso de selección es gratuito y se realiza mediante el Formato N° 01 en la Oficina de Abastecimiento del Ministerio de Economía y Finanzas, ubicada en Jr. Junín N° 319 - Cercado de Lima. En el momento del registro, se emite una constancia que incluye el número y objeto del proceso, el nombre y firma del registrador, así como la fecha y hora de recepción. Para consorcios, cada integrante debe presentar una declaración jurada simple (artículo 42 del Reglamento, Anexo Nº 3), a menos que la presente el representante común. Se requiere también una promesa formal de consorcio (Anexo Nº 4), indicando los integrantes, el representante común, el domicilio común, las obligaciones de cada miembro y el porcentaje correspondiente a dichas obligaciones. Esta promesa debe ser firmada por cada integrante. El representante común se presume facultado para actuar en nombre del consorcio en todos los actos relacionados con el proceso de selección, suscripción y ejecución del contrato. La documentación completa y correctamente presentada es fundamental para la validación de la participación del postor en el proceso.

Una vez recibidas las propuestas, el Comité Especial procede a la apertura de los sobres que contienen las propuestas técnicas de cada postor. El objetivo es verificar que la documentación presentada se ajuste a lo solicitado en las Bases. En caso de detectarse defectos de forma, como errores u omisiones subsanables que no alteren el alcance de la propuesta técnica, o la omisión de documentos que acrediten el cumplimiento de requerimientos técnicos mínimos (siempre que sean emitidos por autoridad pública nacional o un privado en ejercicio de función pública), se actuará según el artículo 68 del Reglamento. Este es el único momento en que se puede otorgar un plazo para subsanar la propuesta técnica. La revisión exhaustiva de la propuesta técnica es crucial para asegurar la conformidad con los estándares y requisitos establecidos. La meticulosidad en esta fase es fundamental para garantizar la transparencia y equidad del proceso de selección.

Después de la revisión de la propuesta técnica, el Notario (o Juez de Paz) sella y firma cada hoja de los documentos. Si la evaluación de las propuestas técnicas se realiza posteriormente, el Notario coloca los sobres cerrados que contienen las propuestas económicas dentro de uno o más sobres, sellándolos y firmándolos junto con los miembros del Comité Especial y los postores que lo deseen. Estos sobres se conservan hasta que el Comité Especial, en acto público, comunique verbalmente a los postores el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas. Este procedimiento garantiza la integridad y confidencialidad de las propuestas económicas hasta el momento oportuno de su apertura y evaluación. La participación del Notario o Juez de Paz asegura la transparencia y la validez legal del proceso.

Si la propuesta no cumple con los requisitos de las Bases, y no se encuentra dentro de los casos subsanables, se devolverá y se tendrá por no admitida. Sin embargo, si el postor expresa su disconformidad, se anota en el acta y el Notario conserva la propuesta hasta que se formule una apelación. Lo mismo aplica si el Comité Especial rechaza la acreditación del apoderado o representante legal. La posibilidad de apelación brinda a los postores un mecanismo para defender sus intereses en caso de discrepancias o objeciones al proceso. La documentación de estas situaciones en el acta asegura un registro claro y transparente de las acciones tomadas y las posibles controversias.

El Comité Especial otorgará la Buena Pro a la propuesta ganadora y publicará los resultados en el SEACE mediante un cuadro comparativo con el orden de prelación de los postores, detallando los puntajes técnicos, económicos y totales. Si hay empate entre dos o más propuestas, se aplica el artículo 73 del Reglamento. Un acta firmada por el Notario (o Juez de Paz), los miembros del Comité Especial y los postores que lo deseen, se levanta al final del acto público. El otorgamiento de la Buena Pro se presume notificado a todos los postores el mismo día, con entrega de copia del acta y cuadro comparativo, información también publicada en el SEACE. La publicación en el SEACE asegura la transparencia y el acceso público a la información, permitiendo la fiscalización del proceso de adjudicación. La presunción de notificación simplifica el procedimiento, pero no excluye la posibilidad de impugnación en caso de irregularidades.

La propuesta económica (Sobre Nº 2) debe incluir obligatoriamente la oferta económica en la moneda correspondiente, incluyendo todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas y costos laborales según la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que pueda afectar el costo del bien a contratar, excepto para aquellos postores con exoneraciones legales. La Entidad no aceptará pagos adicionales. Esta exhaustividad en la propuesta económica busca asegurar la transparencia y evitar posteriores reclamaciones de costos adicionales. Se debe prestar atención a la inclusión de todos los costos asociados para evitar la descalificación de la propuesta. El detalle y la precisión en la presentación de la oferta económica son elementos cruciales para la evaluación y la posterior adjudicación del contrato.

En caso de advertirse defectos de forma, como errores u omisiones subsanables que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica, o la omisión de documentos que acrediten el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos (siempre que sean emitidos por autoridad pública o privada en ejercicio de función pública), se procederá conforme al artículo 68 del Reglamento. Este artículo regula las posibilidades de subsanar deficiencias menores en la documentación. La oportunidad de subsanar estos defectos está limitada a esta etapa del proceso. Es fundamental la revisión exhaustiva de la documentación para minimizar la posibilidad de errores y omisiones que puedan afectar la evaluación de la propuesta.

Si una propuesta no cumple con lo requerido en las Bases, y no está dentro de las excepciones mencionadas, se tendrá por no admitida. El Comité Especial registrará el motivo en el acta, que se publicará en el SEACE. Los sobres se devolverán una vez consentido el otorgamiento de la Buena Pro. Si la propuesta incluye financiamiento, la evaluación se hará usando el valor presente neto del flujo financiero, considerando todos los costos, incluyendo tasas de interés, comisiones, seguros, etc., y la contrapartida de la Entidad, conforme al artículo 70 del Reglamento. Es necesario tener en cuenta estas particularidades en la elaboración de las propuestas, especialmente si se incluye financiamiento para la ejecución del proyecto. Una propuesta completa y correctamente estructurada aumenta considerablemente las posibilidades de ser aceptada.

El contrato debe suscribirse en un plazo de doce días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro o cuando quede administrativamente firme. El postor ganador y la Entidad deben realizar las acciones correspondientes según el artículo 148 del Reglamento. Las garantías presentadas deben ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática. Deben ser emitidas por empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, o bancos extranjeros de primera categoría. Para contratos con vigencia superior a un año, se puede aceptar la presentación de la garantía de fiel cumplimiento y, en su caso, la garantía por el monto diferencial, con vigencia de un año, renovable hasta la conformidad de la recepción de la prestación. La puntualidad en la suscripción del contrato y la presentación de las garantías son aspectos esenciales para la formalización del acuerdo.

El contrato tiene por objeto la Contratación del Suministro de CD y DVD Grabable y Regrabable para el Ministerio de Economía y Finanzas (MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS), con RUC Nº 20131370645, con domicilio legal en Jr. Junín N° 319 – Cercado de Lima. La otra parte es el ganador de la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía N° 007-2016-EF/43, derivada de la ADS N° 036-2015-EF/43. El contrato especifica claramente el bien o servicio a ser proporcionado, así como las partes involucradas en el acuerdo. Se identifica al Ministerio de Economía y Finanzas como la entidad contratante y se deja espacio para la información del adjudicatario. La información del RUC del Ministerio de Economía y Finanzas está explícitamente incluida en el documento.

El monto total del contrato se indicará en el documento final, incluyendo el IGV. Este monto incluye el costo del bien, transporte hasta el punto de entrega, seguros e impuestos. El responsable de otorgar la conformidad de la prestación tiene un plazo máximo de diez días calendario desde la recepción de los bienes. La Entidad (Ministerio de Economía y Finanzas) debe efectuar el pago dentro de los quince días calendario siguientes al otorgamiento de la conformidad, siempre que se verifiquen las demás condiciones establecidas en el contrato. Los plazos de pago y conformidad están claramente definidos, asegurando una gestión eficiente del proceso. La precisión en la determinación del monto y los plazos busca minimizar posibles conflictos o malentendidos entre las partes involucradas.

El contrato incluye cláusulas sobre responsabilidad por vicios ocultos, donde la conformidad del servicio no exime el derecho a reclamar. Se establece una penalidad por retrasos injustificados en la ejecución de las prestaciones, con un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato o del ítem afectado (artículo 165 del Reglamento). Se contempla la posibilidad de resolver el contrato por incumplimiento, o por decisión de cualquiera de las partes, según los artículos 40, inciso c), y 44 de la Ley de Contrataciones del Estado, y los artículos 167 y 168 de su Reglamento. Se incluye la posibilidad de conciliación o arbitraje para la resolución de controversias (artículo 214 del Reglamento). Las cláusulas de responsabilidad y penalidades buscan asegurar el cumplimiento del contrato y proteger los intereses de ambas partes. El contrato especifica el marco legal para la resolución de cualquier conflicto que pudiera surgir.

Las garantías presentadas deben cumplir con ciertos requisitos: incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al requerimiento de la Entidad. Deben ser emitidas por empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, o bancos extranjeros de primera categoría. En el caso de consorcios, las garantías deben incluir los nombres de todas las personas naturales y/o jurídicas que lo integran. Se establece que la garantía de fiel cumplimiento debe ser equivalente al 10% del monto del contrato (artículo 158 del Reglamento). Se menciona la posibilidad de penalidades adicionales si la propuesta económica es inferior al 20% del valor referencial. El marco legal del contrato se basa en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, directivas del OSCE, y supletoriamente, el Código Civil. Las especificaciones sobre garantías aseguran la protección de los intereses de la entidad contratante.