Seguimiento PAO Vivienda 2016

El informe inicia detallando las modificaciones realizadas al Plan Anual Operativo 2016 (PAO 2016) del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH), a raíz de consultas realizadas a las tres direcciones involucradas (DVAH, DAF, DGIT) mediante el oficio MIVAH-DMVAH-UPI-0019-2016 del 5 de julio de 2016. Las modificaciones recibidas se formalizaron a través de varios oficios (MIVAH-DVMVAH-DGIT-0095-2016, MIVAH-DVMVAH-DVAH-0302-2016, MIVAH-DVMVAH-DVAH-0306-2016, MIVAH-DVAH-DOVC-044-2016, MIVAH-DVAH-DOVC-045-2016 y MIVAH-DVMVAH-DAF-0246-2016). Una vez incorporadas las últimas modificaciones, se aplicó la matriz de seguimiento de metas según el oficio MIVAH-DMVAH-UPI-0034-2016. El informe analiza el periodo de enero a junio de 2016, presentando los resultados parciales de las metas anuales programadas. La metodología de seguimiento empleada consiste en una escala de tres rangos: Avance Satisfactorio (igual o superior al 50% de avance), Avance Moderado y Atraso Crítico. De 59 metas programadas inicialmente, solo 57 fueron susceptibles de seguimiento en el primer semestre. Los resultados generales indican que el 70% (40 metas) presentaron un avance satisfactorio, el 16% (9 metas) un avance moderado, y el 14% restante (8 metas) se encuentran en atraso crítico. Este proceso de seguimiento busca medir el grado de avance de la meta anual, permitiendo la toma de decisiones y ajustes necesarios para el cumplimiento de las mismas.

El informe detalla el avance de diversos proyectos, mostrando datos de porcentaje de avance y la situación específica de cada uno. Se proporciona información sobre Los Pinos, donde el proceso está en espera de un acuerdo entre el Comité y la Asociación, con la etapa 2 finalizando en el segundo semestre y la etapa 3 al finalizar el año, dependiendo de una solución de vivienda según el criterio legal de MIVAH y BANHVI. En el proyecto Triángulo, se han llevado a cabo acciones de coordinación entre instituciones, entidades autorizadas y desarrolladores, con una matriz que clasifica a las familias según su situación (en trámite, falta documentación, propuestas individuales, sin interés). El proyecto Pavas destaca un censo comunitario avalado por DVAH y MIVAH, con digitación de información en proceso. Otros proyectos mencionados incluyen San Nicolás (gestión de compra-venta, sin reuniones de coordinación), Puriscal (familias en EA, Coopepuriscal, espera de visto bueno del AYA), Barranca, Chacarita, El Roble (Stand By), Aserrí (familias revisadas, sin definición de atención), y Quepos (atención de denuncia del Proyecto Fátima por BANHVI, revisión de inclusión de familias afectadas por la Tormenta Thomas).

El informe revela desafíos en la gestión de algunos proyectos. En algunos casos, la falta de participación de ciertas entidades como el DDIS, debido a la decisión de las autoridades de no convocar a la parte social, es señalada. Se describen dificultades en el acceso a la información debido a fallas en sistemas web (ej. ONT de Hacienda), lo que ha obligado a utilizar documentos en PDF. En otros proyectos, los retrasos se atribuyen a factores como la espera de aprobaciones (ej. BANHVI), la necesidad de ajustes metodológicos en concursos (segundo concurso de bonos colectivos), y la necesidad de homologar criterios internos y externos (levantamiento de precarios), evidenciado en oficios como el MIVAH-DVMVAH-DGIT-0095-2016. El informe finaliza con observaciones generales, destacando la importancia de inculcar en los funcionarios los principios de control interno, la adecuada documentación de la labor realizada para garantizar la transparencia del uso de fondos públicos, y la necesidad de que los funcionarios responsables de las metas tengan un conocimiento completo de las mismas desde el inicio del periodo, incluyendo los productos esperados, plazos de entrega y documentación necesaria.

La Dirección de Vivienda y Asentamientos Humanos (DVAH) del MIVAH tenía programadas 16 metas para el Plan Anual Operativo 2016. Sin embargo, para este informe de seguimiento semestral (enero-junio 2016), solo se consideraron 15 metas, ya que una de ellas inició su ejecución en el segundo semestre. Del total de 15 metas analizadas, se observa un avance satisfactorio en el 73% (11 metas), es decir, con un porcentaje de avance igual o superior al 50%. El 27% restante (4 metas) mostró un avance moderado. Es importante destacar que ninguna meta se reportó con un atraso crítico durante este periodo. Este alto porcentaje de metas con avance satisfactorio refleja una gestión eficiente en la ejecución de los proyectos a cargo de la DVAH en el primer semestre del año.

El informe del MIVAH proporciona un análisis detallado del avance de varios proyectos específicos bajo la responsabilidad de la DVAH. El proyecto Los Pinos se encuentra en una fase de espera, a la espera de un acuerdo entre el Comité y la Asociación involucrada, para que el Despacho Ministerial determine la continuación del proceso. Se indica que el modelo teórico estará listo en el segundo semestre de 2016, completando así la etapa 2, y que la etapa 3 se dará por concluida al final del año, condicionada a la colaboración de la asociación propietaria del terreno y la alcaldía para concretar una solución de vivienda. Se proporciona información adicional sobre el avance del proyecto Triángulo, indicando acciones de coordinación entre instituciones y el registro de la situación particular de cada familia involucrada. Finalmente, se describe el avance en el proyecto Pavas, destacando la realización de un censo comunitario con un instrumento avalado por DVAH, MIVAH y la comunidad, así como la posterior digitalización de la información para el MIVAH, además de un trabajo conjunto con los tres departamentos para abordar casos individuales, opciones de terrenos y avalúos. El resumen también incluye breves descripciones de otros proyectos bajo la DVAH, incluyendo San Nicolás (en gestión de compra-venta), Puriscal (Jarazal, familias en EA, Coopepuriscal, proyecto Azahares), Barranca, Chacarita, El Roble (en espera), Aserrí (familias revisadas, sin definición de atención municipal), y Quepos (atención de denuncia del Proyecto Fátima por BANHVI, con posible inclusión de familias afectadas por la Tormenta Thomas).

La Dirección Administrativa Financiera (DAF) del MIVAH reportó el avance de sus metas en el primer semestre de 2016. De las 10 metas programadas, se analizaron 9 en este informe. Los resultados muestran una distribución variada en el grado de avance. Un 45% de las metas (4 metas) presentaron un avance satisfactorio, indicando un cumplimiento del 50% o más de la meta anual. Un 33% (3 metas) mostraron un avance moderado, mientras que un 22% (2 metas) se encuentran en atraso crítico. Este análisis demuestra la necesidad de prestar atención especial a las metas con atraso crítico, buscando implementar estrategias para acelerar su progreso. El informe subraya la necesidad de un seguimiento más estricto en las áreas que se encuentran en atraso para garantizar el cumplimiento de los objetivos anuales de la DAF.

El informe de la DAF describe algunos proyectos y procesos clave en el primer semestre. Uno de estos fue la elaboración y aprobación del Plan de Trabajo de la Comisión Institucional de Comunicación, un proceso que involucró al Departamento de Proveeduría Institucional, la Asesoría Jurídica y la propia DAF. El Plan de Trabajo fue remitido al señor Ministro mediante el oficio MIVAH-DVMVAH-0060-2016 del 2 de mayo de 2016, y posteriormente oficializado con el oficio MIVAH-DMVAH-0586-2016 del 1 de setiembre de 2016. Otro proceso importante fue el desarrollo de una metodología e instrumento para medir la satisfacción de los funcionarios con los servicios del Departamento de Servicios Generales, con el fin de contribuir a una cultura de mejora continua. Esta propuesta fue remitida a la DAF para su validación y posterior aplicación. El informe menciona otras iniciativas, como reuniones para analizar la posibilidad de fusionar acciones del Plan de Clima con la Comisión de Comunicación y la actualización del documento sobre acciones programadas para el clima organizacional, incluyendo charlas impartidas por el Área de Prestaciones Sociales de la CCSS. También se describe el avance del Plan de Incentivos al Personal (PIC), detallando el número de actividades formativas realizadas (8 de 18 al 30 de junio) y la posibilidad de cumplir la meta al finalizar el año.

El informe de la Dirección de Gestión Integrada del Territorio (DGIT) del MIVAH destaca el avance en la clasificación y desarrollo de protocolos. Se han categorizado los protocolos en dos grupos: Protocolos para usuario (incluyendo Protocolo de Metadatos, Protocolo de Plantillas y Manual de QGIS 2.14) y Protocolos Técnicos (con un Manual Técnico para el desarrollo de un SIG Institucional y un Protocolo Técnico de Roles de Usuarios para el uso de bases de datos geográficas y ArcGIS On Line). Estos protocolos se ajustan a la normativa del IGN en relación al IDE País y a la constitución de un IDE Institucional. Al 30 de junio de 2016, el avance superaba el 50%, con la expectativa de completar el 100% con el funcionamiento del SIG Institucional. Se menciona una problemática en el acceso a información a través de servicios OGC en la página web de Hacienda, debido a fallas en el sistema ONT desde finales del año pasado; por lo tanto, se ha recurrido a la revisión de documentos en PDF, con la intención de retomar los servicios OGC en el segundo semestre o solicitar formalmente la información si persisten las dificultades.

El informe detalla el avance en proyectos específicos de la DGIT. En relación al Plan GAM, se mantiene una consulta constante a la Directora sobre la respuesta de la Sala IV al recurso interpuesto, con los funcionarios del DEPOT realizando un análisis a la espera de la resolución. Se recibió un borrador del Reglamento de Renovación Urbana elaborado por el INVU, con observaciones enviadas a la directora de DIGITE el 8 de julio vía correo electrónico. Se menciona un avance en el abordaje de un proyecto con tres municipios, con solicitud de cooperación a gobiernos japonés y colombiano, pero con la necesidad de trasladar la consulta al segundo semestre de 2017 por falta de completitud del proceso. Se destaca la participación en actividades programadas por CAHTIM (al menos un 95%), aunque se espera la aprobación del Plan Piloto por BANHVI para nuevos insumos y requerimientos. La gestión del protocolo de precarios en campo muestra un avance del 5% en la gestión con el Departamento de Diagnóstico e Incidencia Social y otro 5% en la actualización cartográfica, pero se prioriza el taller de homologación de criterios antes de continuar con la actualización cartográfica. Este aspecto fue modificado en el PAO según oficio MIVAH-DVMVAH-DGIT-0095-2016.

Las conclusiones del informe enfatizan la crucial importancia de la documentación exhaustiva de las actividades realizadas por los funcionarios. Se destaca la necesidad de inculcar los principios y fundamentos del control interno, considerando que como servidores públicos, la documentación detallada es esencial para evidenciar las acciones desarrolladas. Este aspecto resulta fundamental para responder a las solicitudes ciudadanas que requieren conocer con precisión el uso de los fondos públicos. La transparencia y la rendición de cuentas son elementos clave en la gestión pública, y la documentación proporciona la base para asegurarlas. La falta de una documentación adecuada puede dificultar la evaluación del trabajo realizado y la justificación del uso de los recursos, lo cual afecta la eficiencia y la credibilidad del proceso.

El informe recalca el propósito fundamental del seguimiento y la evaluación del Plan Anual Operativo (PAO). Este proceso no debe verse solo como una tarea administrativa, sino como un mecanismo vital para brindar información transparente y detallada tanto al jerarca como a la ciudadanía en general. El objetivo principal es informar sobre la labor realizada durante un periodo específico, permitiendo una evaluación objetiva del progreso alcanzado en las diferentes metas. Un seguimiento eficiente facilita la toma de decisiones oportunas y la implementación de ajustes necesarios para alcanzar los objetivos planteados en el PAO. Esta información pública fortalece la rendición de cuentas y promueve la participación ciudadana en el proceso de desarrollo y ejecución de los planes gubernamentales. Por tanto, la transparencia y el acceso a la información son elementos clave para la eficacia del proceso de seguimiento y evaluación.

Finalmente, el informe destaca la responsabilidad de los funcionarios en el cumplimiento de las metas establecidas en el PAO. Se subraya la necesidad de que los funcionarios responsables de cada meta tengan un conocimiento completo del alcance de sus responsabilidades desde el inicio del periodo. Este conocimiento debe abarcar no solo las metas mismas, sino también los productos a entregar, los métodos de medición del avance, los plazos de entrega y la documentación o respaldo necesario para cada acción. La claridad en estos aspectos es crucial para asegurar una gestión eficiente y evitar posibles retrasos o incumplimientos. Una comprensión integral de las responsabilidades implica una mayor proactividad y una mejor capacidad de respuesta ante posibles desafíos durante la ejecución de las metas. Esto contribuye a una gestión más efectiva y una mayor eficiencia en el uso de los recursos públicos.