Herramienta Informática Talleres Automotrices

El documento describe una plataforma web diseñada para automatizar procesos en talleres de servicio automotriz, desarrollada por Randall Valverde Mora para Daytona Soft Corporation. El objetivo principal es mejorar la eficiencia y la comunicación con los clientes. La plataforma integra diferentes componentes, incluyendo dos aplicaciones web, una base de datos, una aplicación de servicios web y un sistema de notificaciones. Se utilizó una metodología en cascada, completando todas sus fases desde el inicio hasta la implementación. Un análisis retrospectivo asegura el cumplimiento de los objetivos, explicando detalladamente por qué se alcanzaron. La plataforma busca ofrecer una solución integral para la gestión de talleres, abarcando desde la gestión de citas hasta la comunicación con el cliente, pasando por la generación de reportes de la experticia técnica, haciendo de esta una herramienta integral para la modernización de los talleres automotrices. La optimización de los procesos administrativos internos es un objetivo fundamental, reduciendo la burocracia y mejorando la eficiencia general del taller. El proyecto se enfoca en brindar una experiencia de usuario sencilla e intuitiva, permitiendo la automatización de tareas repetitivas.

Una parte fundamental del proyecto es el desarrollo de una herramienta para la experticia técnica de los vehículos que ingresan al taller. Este proceso incluye la evaluación del estado del vehículo al ingreso, considerando aspectos como el estado de los accesorios (radio, raspones, llantas, etc.) y la condición de la latonería. Se busca que la herramienta permita realizar la experticia de latonería a través de una imagen digital del auto, permitiendo al usuario rallar, agregar comentarios y marcar las áreas dañadas. La imagen, junto con las observaciones, se puede guardar, imprimir y enviar por correo electrónico al cliente para su confirmación. La experticia de accesorios permitirá registrar los elementos presentes al ingreso del vehículo. El resultado final es un reporte digital completo y detallado del estado del vehículo que se enviará al cliente para su aprobación, generando transparencia en el proceso de evaluación y mantenimiento. Esta mejora sustancial en el proceso de experticia pretende reducir la posibilidad de malentendidos entre taller y cliente, fomentando así la confianza y la satisfacción del cliente.

La plataforma gestiona la creación y el agendamiento de citas, optimizando la asignación de tareas a los técnicos del taller. El sistema considera las duraciones de los servicios, las disponibilidades de los técnicos y sus horarios de trabajo. El jefe de taller puede administrar las agendas de sus empleados con total libertad, reordenando las citas según sea necesario. La interfaz del calendario se asemeja a la de Google Calendar, ofreciendo agilidad y facilidad de uso. Al finalizar el proceso de asignación de la cita, se notifica al cliente a través del sistema de notificaciones. La automatización de este proceso promete eliminar el inconveniente de las citas no agendadas o mal coordinadas, generando una mayor eficiencia en la gestión de citas del taller y aumentando la satisfacción del cliente al tener un sistema de gestión de citas claro y eficiente. Se busca la optimización del tiempo, tanto para el taller como para los clientes.

Previo al desarrollo de la plataforma, se realizó una exhaustiva investigación de proyectos de software similares, tanto a nivel nacional como internacional. Se analizaron proyectos relacionados con chatbots en redes sociales, gestión de citas online, realización de experticias, gestión de horas laborales en talleres y sistemas gestores de contenido personalizables. La investigación abarcó diferentes páginas web, empresas y talleres de servicio. El objetivo de esta investigación fue identificar proyectos similares para contextualizar el proyecto y determinar su aporte en el sector de los talleres automotrices. Se analizaron casos específicos, como el chatbot de Throne Tech y el software Autosoft Taller de Santa Rita Investments Inc., identificando similitudes y diferencias con el proyecto desarrollado. El análisis destaca la carencia de soluciones integrales como la propuesta en este proyecto, enfatizando la importancia de una plataforma que combine varias funcionalidades para optimizar la gestión del taller.

La plataforma ofrece múltiples ventajas para los usuarios. El uso de internet para gestionar citas y consultar información resulta más económico y eficiente que las llamadas telefónicas, ahorrando tiempo y dinero. Los usuarios pueden realizar las gestiones desde la comodidad de sus hogares, mediante un proceso sencillo e intuitivo. En el contexto costarricense, donde el acceso a internet es común (Arias, 2016) y la penetración de la telefonía móvil es alta (Quesada, 2016), la plataforma se presenta como una solución moderna y accesible. Para las empresas, la plataforma facilita la comunicación con los clientes, manteniendo una información fluida y transparente durante todo el proceso de servicio. La capacidad de crear y publicar contenido propio en línea, sin necesidad de un experto en informática, permite una mayor presencia online y un mejor control sobre la imagen corporativa. La plataforma permite una sólida gestión de la comunicación con los clientes, desde la agenda hasta la finalización del servicio, generando mayor satisfacción y fidelización.

El proyecto se desarrolló utilizando la metodología en cascada, adecuada para proyectos con requerimientos bien definidos. La buena definición de la idea principal y el orden en las etapas del proyecto fueron claves para la correcta aplicación de esta metodología. Se destaca la importancia del diseño de la base de datos y de la arquitectura del sistema para asegurar la eficiencia y la comprensión del mismo a nivel técnico. Se realizó un proceso de pruebas exhaustivo, incluyendo pruebas unitarias de cada módulo (búsqueda, inserción, eliminación y edición) y pruebas de integración ascendente de los subsistemas. La integración final se probó en el sistema de reportes, que integra la información de todos los procesos. Este enfoque riguroso en las pruebas aseguró la funcionalidad del sistema y la corrección de posibles errores. La metodología utilizada facilitó la gestión del proyecto de forma clara y ordenada, garantizando la entrega de un producto de calidad.

El sistema de gestión de citas se centra en la automatización del proceso de agendamiento de servicios en el taller. Se busca un proceso eficiente y ágil, similar a la experiencia ofrecida por Google Calendar (Google, 2015), permitiendo la programación por meses, semanas, días y horas. El sistema considera factores cruciales como la duración de los servicios, la disponibilidad de los técnicos y sus horarios. El jefe de taller cuenta con total control para reorganizar las agendas de sus empleados según sea necesario. La flexibilidad en la administración del tiempo es un punto clave para optimizar la operativa del taller. Una vez creada una cita, el sistema envía una notificación al cliente mediante correo electrónico o SMS, garantizando su confirmación y evitando posibles conflictos o malentendidos. Se pretende con este módulo mejorar la comunicación y la organización del taller, optimizando la gestión del tiempo y de los recursos.

El proceso de creación de citas se describe como automatizado y busca prevenir situaciones donde la información se pierda o las citas no queden registradas correctamente. Se indica un sistema mediante el cual se le ofrecen al usuario opciones de citas en diferentes días, con la posibilidad de solicitar más opciones si ninguna de las iniciales resulta conveniente. Si luego de varias opciones presentadas, el usuario no encuentra una fecha adecuada, se permite ingresar la fecha manualmente, la cual será validada por el sistema. En caso de que la fecha sea válida, se reserva el espacio, y en caso contrario, se notifica al usuario para que ingrese una fecha alternativa. El objetivo es asegurar la correcta reserva de la cita, evitando inconvenientes para el cliente y para el taller por citas mal agendadas. La automatización busca asegurar una mejor organización interna y una mayor satisfacción del cliente.

El sistema de gestión de citas está estrechamente integrado con el módulo de notificaciones. Una vez que una cita se crea o se modifica, el cliente recibe una notificación automática mediante el sistema de correo electrónico o SMS. Esto mantiene al cliente informado sobre el estado de su cita y sus detalles, asegurando una comunicación fluida y transparente. Las notificaciones contribuyen a reducir la incertidumbre y a mejorar la experiencia del cliente, quien permanece al tanto de los avances en el proceso de programación de su visita. Se busca minimizar la necesidad de llamadas telefónicas o consultas adicionales, simplificando el proceso y ahorrando tiempo. El objetivo es mejorar la relación con el cliente, proporcionando una comunicación eficiente y constante durante todo el proceso.

Esta herramienta permite realizar una experticia digital de la latonería del vehículo. Se utiliza una imagen digital del automóvil (camión, automóvil, motocicleta, etc.) sobre la cual el usuario puede realizar anotaciones, dibujos y marcar las áreas dañadas. Las funciones incluyen la posibilidad de rallar la imagen, agregar comentarios y destacar las zonas afectadas. El resultado de la inspección se guarda digitalmente, pudiendo ser impreso en cualquier momento. Esta metodología busca generar un reporte visual preciso y claro del estado de la latonería del vehículo. La digitalización del proceso permite una mejor gestión de la información, un archivo permanente y la facilidad de compartirlo con el cliente. Se busca una mejora significativa respecto a métodos tradicionales, ofreciendo mayor precisión, claridad y eficiencia en la evaluación de los daños.

Además de la experticia de latonería, la plataforma incluye un módulo para el registro de los accesorios que trae el vehículo al ingreso al taller. Esta función permite registrar de forma detallada los accesorios existentes, complementando la información recogida en la experticia de latonería. La idea es documentar exhaustivamente el estado del vehículo al momento de su recepción, facilitando la comparación con el estado final una vez realizado el servicio. Este registro minucioso de accesorios minimiza la posibilidad de controversias o reclamos posteriores relacionados con piezas o elementos del vehículo. La digitalización de este proceso facilita su gestión y reduce el riesgo de errores humanos, lo cual aporta en transparencia y organización del taller.

Una vez que se completa la experticia técnica, tanto de latonería como de accesorios, se genera un reporte digital que incluye toda la información recolectada. Este reporte se envía al cliente por correo electrónico, a través del sistema de notificaciones. El envío del reporte permite que el cliente revise y apruebe el estado del vehículo antes de que comience el servicio. Esta medida busca mejorar la comunicación y la transparencia con el cliente, evitando malentendidos y garantizando su conformidad con el estado del vehículo al ingreso al taller. La posibilidad de guardar la experticia digital y la opción de imprimirla en cualquier momento proveen un respaldo físico del estado del vehículo, beneficiando tanto al taller como al cliente. La información es accesible de forma digital para su consulta posterior.

El documento menciona una comparación con el software Autosoft Taller de Santa Rita Investments Inc. (Autosofttaller, 2009), disponible en Costa Rica a través de Compu User E y E S.A. Se destaca que, si bien Autosoft Taller ofrece un módulo para la experticia de piezas a pintar, su funcionalidad es menos dinámica que la herramienta propuesta en este proyecto. Autosoft Taller solo permite el registro de ciertos tipos de daños (rayones, abolladuras) en modelos de vehículos específicos, mientras que la herramienta propuesta permite una mayor flexibilidad y precisión en el registro de daños, a través de la modificación de imágenes y la inclusión de comentarios detallados. Esta comparación resalta las ventajas de la nueva herramienta, enfatizando su mayor dinamismo y capacidad de adaptación a diferentes tipos de vehículos y daños.

La integración de chatbots en redes sociales busca mejorar la comunicación con los clientes y ofrecer un nuevo canal de atención. El objetivo es brindar una experiencia más moderna y accesible, permitiendo a los usuarios interactuar con el taller de forma digital. El sistema permite que los clientes realicen consultas, programen citas y obtengan información sobre el estado de sus vehículos a través de plataformas de mensajería instantánea. Se busca agilizar la atención, reducir los tiempos de espera y optimizar la comunicación, haciendo más eficiente el proceso de atención al cliente. La implementación de chatbots representa una modernización en la forma de interacción con los clientes, respondiendo a las necesidades y preferencias de los usuarios en la era digital. Se menciona que la alta penetración de la telefonía móvil en Costa Rica justifica este enfoque.

Mediante el chatbot, los usuarios pueden consultar el estado de sus vehículos. Para acceder a esta información, se realiza una validación del número de cédula del usuario para verificar si es cliente del taller. Si el usuario es cliente, el chatbot mostrará la placa de los vehículos que tiene en servicio. Además, se ofrece la opción de ingresar manualmente la placa del vehículo para realizar la consulta. En caso de tener citas programadas, el chatbot proporcionará información detallada sobre estas. Este sistema permite un acceso rápido y sencillo a la información sobre los vehículos en servicio, optimizando la gestión de consultas y ofreciendo mayor transparencia al cliente. La consulta ágil del estado de un vehículo reduce la necesidad de llamadas telefónicas o visitas al taller, simplificando el proceso para el usuario.

El sistema permite registrar vehículos de forma digital mediante cualquier aplicación de chatbot. Si el usuario es un cliente registrado, se le ofrece la opción de registrar un nuevo vehículo, respondiendo a una serie de preguntas que solicita el chatbot. Este proceso guiado incluye la selección de la marca y el modelo del vehículo, mostrando opciones similares a la entrada del usuario para facilitar la elección. Una vez seleccionadas la marca y el modelo, se solicita la placa del vehículo, completando así el registro. La automatización de este proceso, sin la intervención de un humano, facilita el registro de nuevos vehículos y reduce la carga administrativa para el taller. El sistema permite obtener la información necesaria de forma sencilla y eficiente. Se busca optimizar el tiempo tanto del cliente como del personal del taller.

El documento compara el chatbot desarrollado con el asistente virtual creado por Throne Tech para Facebook Messenger. Mientras que el chatbot de Throne Tech ofrece una amplia gama de funcionalidades (compra de tiquetes aéreos, reserva de hoteles, etc.), el chatbot del proyecto se centra específicamente en los procesos de un taller automotriz (Vargas, 2017). Esta especialización se considera una ventaja, ya que ofrece una experiencia de usuario más enfocada y relevante para las necesidades del taller. La diferencia en la especialización destaca la adaptación del chatbot del proyecto al nicho de mercado específico, ofreciendo una mayor eficiencia y utilidad en el contexto de un taller de servicio automotriz. El chatbot del proyecto no busca la amplitud funcional sino una atención precisa y orientada a las necesidades del negocio.

El sistema de notificaciones mantiene a los clientes informados sobre el proceso de servicio de sus vehículos. Se envían notificaciones por correo electrónico o SMS en diferentes etapas del proceso, desde la creación de una cita hasta la finalización del servicio. Esto asegura que el cliente esté al tanto de cada paso y reduce la incertidumbre sobre el estado de su vehículo. La información oportuna y constante busca mejorar la experiencia del cliente, minimizando la necesidad de realizar consultas adicionales al taller. La automatización del envío de notificaciones optimiza el tiempo de los empleados y garantiza una comunicación eficiente y consistente con los clientes, fomentando la confianza y la transparencia. La fluidez en la comunicación fortalece la relación cliente-taller.

El sistema también notifica a los empleados del taller sobre los cambios en sus agendas. Cuando se asigna una nueva tarea, o una tarea ya asignada es reasignada a otro empleado, se envía una notificación por correo electrónico indicando el día y la hora. Adicionalmente, al final de cada jornada laboral, el sistema notifica a los técnicos las tareas que completaron durante el día. Esta función optimiza la gestión interna del taller, asegurando que todos los empleados estén al tanto de sus responsabilidades y de cualquier cambio en la programación. El objetivo es mantener una organización eficiente, previniendo posibles olvidos o retrasos en las tareas. La información en tiempo real facilita el trabajo en equipo y la gestión de la carga laboral de cada técnico.

El documento destaca la importancia de un sistema de comunicación sólido entre el taller y sus clientes. Se menciona que muchas empresas carecen de un sistema efectivo (Pimienta, 2006), lo que genera problemas de información y comunicación. La plataforma desarrollada busca solucionar este problema, proporcionando información constante al cliente sobre el estado de su vehículo, evitando la necesidad de intermediarios. Esta comunicación directa y transparente mejora la satisfacción del cliente, genera confianza y fortalece la relación con el taller. Se busca generar una mejor experiencia de usuario, minimizando los tiempos de espera y la necesidad de consultas adicionales. La eficiencia en la comunicación se considera un factor crucial para la modernización y el éxito de los talleres de servicio automotriz.

El sistema gestor de contenido (CMS) permite a los usuarios crear y publicar contenido en la página web del taller sin necesidad de conocimientos avanzados en informática. Esta funcionalidad facilita la divulgación de información sobre productos, servicios, promociones y eventos del taller. Se proporciona un formulario para la creación de productos, donde se ingresa la descripción, imágenes, características y precio. Otro formulario permite crear promociones, indicando el lugar, la descripción y el porcentaje de descuento. También, se incluye la posibilidad de crear eventos y noticias, incluyendo nombre, ubicación (integración con Google Maps), información relevante e imágenes. El CMS permite un control total sobre el contenido del sitio web, facilitando la actualización y la gestión de información relevante para el taller.

El CMS permite la gestión independiente del contenido y el diseño del sitio web. Esto significa que se puede modificar el diseño sin afectar el contenido y viceversa. La gestión se realiza a través de una interfaz que controla una o varias bases de datos donde se almacena el contenido. La plataforma permite la publicación controlada, por ejemplo, con un sistema de aprobación de contenido donde un editor carga la información y un administrador la aprueba antes de que sea visible al público. Este sistema facilita la colaboración entre diferentes usuarios y la publicación eficiente del contenido. La capacidad de separar contenido y diseño proporciona flexibilidad y eficiencia en la actualización y la gestión del sitio web. La estandarización de la información reduce el tamaño de las páginas y los costos de gestión.

La divulgación de contenido en internet es esencial para las empresas modernas, dado el alto acceso a internet de la población costarricense (Arias, 2016). El CMS se presenta como una herramienta esencial para las empresas, permitiendo la publicación sencilla y controlada de contenido, adaptándose a la creciente importancia de la presencia online. El sistema facilita la creación y publicación de contenido sin necesidad de experiencia en programación o diseño web, lo cual es una ventaja significativa para las empresas que no cuentan con personal especializado. Se menciona la evolución de internet hacia portales con mayor contenido y la alta participación de los usuarios, a través de blogs y redes sociales, lo que hace que un sistema gestor de contenido sea una herramienta vital para gestionar y difundir información eficazmente. El documento diferencia entre sistemas de software libre y software privativo, indicando que en ambos casos se requiere de una implantación para adaptar el CMS al esquema gráfico y las funcionalidades deseadas.

El proyecto utilizó la metodología en cascada, considerada apropiada debido a la clara definición de los requerimientos desde el inicio. Esta metodología se caracteriza por su estructura secuencial, donde cada etapa depende de la finalización de la anterior. El documento destaca la importancia de una buena definición de la idea principal y un buen orden en el proyecto para el éxito de la metodología en cascada (Calidad y software, 2012). La selección de esta metodología se justifica por la dependencia de las etapas entre sí, lo cual se ajusta al enfoque secuencial de la metodología en cascada. La buena definición de los requisitos desde el inicio facilitó la aplicación de esta metodología, permitiendo una gestión del proyecto clara y ordenada. La metodología en cascada ofreció varias ventajas para la gestión del proyecto, especialmente dada la claridad de los requerimientos.

Se llevaron a cabo pruebas unitarias de cada módulo del sistema, probando individualmente las funciones de búsqueda, inserción, eliminación y edición, según correspondiera. También se consideraron las pruebas de los mensajes de error mostrados en pantalla. Las pruebas de integración se realizaron de forma ascendente, comenzando con los módulos más bajos hasta llegar al programa principal de cada subsistema. Debido a la poca interrelación entre los subsistemas, la integración final se probó principalmente en el sistema de reportes, donde se integra la información de los diferentes procesos. Este proceso de pruebas asegura la correcta funcionalidad de cada componente del sistema y su integración en el sistema completo. El objetivo de este procedimiento es garantizar la calidad del software y la ausencia de errores críticos antes de la implementación.

Para evaluar el cumplimiento de los objetivos, se realizó un análisis retrospectivo del desarrollo del proyecto. El análisis retrospectivo, basado en tesis anteriores del área de informática de la Universidad Nacional (Gamboa Alfaro & Herrera Sánchez, 2012), considera el desarrollo del proyecto desde sus inicios hasta su finalización (Pérez Porto & Merino, 2016). El cumplimiento del objetivo general (crear una plataforma web para automatizar procesos en talleres automotrices) se evidencia con la implementación de módulos clave como el módulo de agenda de labores, el módulo de notificaciones y el panel de administración para la publicación de contenido en internet. Se describe el cumplimiento de objetivos específicos, mostrando la funcionalidad de cada módulo y su contribución al objetivo general. La conclusión destaca el esfuerzo y dedicación requeridos para la ejecución de proyectos de esta envergadura, así como la importancia de la elección de la metodología para el cumplimiento de los objetivos. Se resalta la preparación de los estudiantes de la Universidad Nacional para desarrollar proyectos complejos de esta naturaleza.