Contratos de Suministro Clínico

Esta fase inicial del procedimiento de compra pública para suministros de laboratorio clínico se centra en la recopilación de información objetiva de proveedores y la realización de estudios de practicabilidad para los analizadores. Se busca tecnología novedosa y asequible que mejore la eficiencia económica y la optimización de recursos. Un aspecto clave es la adaptación de un cuestionario de practicabilidad, aceptado por la comunidad científica, a las necesidades específicas de cada laboratorio, considerando las características de los analizadores. La practicabilidad se define como el conjunto de cualidades que determinan el rendimiento de un analizador en las condiciones particulares de un laboratorio, tanto organizativas como funcionales. Esta fase incluye la información de proveedores, la búsqueda de tecnología novedosa y asequible, y el análisis de la mejora económica que pueda generar la implementación de nuevas tecnologías. El objetivo es una optimización de recursos del laboratorio clínico.

Tras la fase previa, se realiza una fase de ensayo que depende del objeto del contrato. Esta fase implica una valoración conjunta del producto o servicio por personal técnico y facultativo del laboratorio. Simultáneamente, se desarrolla el expediente administrativo, en el cual el laboratorio juega un rol fundamental. El laboratorio debe elaborar la memoria justificativa de la petición, detallando la necesidad del nuevo producto, incluyendo un estudio económico, el impacto en el área sanitaria, la actividad prevista, la asignación de recursos (humanos y materiales) y una propuesta de las características del procedimiento de compra (ej. tipo de procedimiento: CA, PN...). También participa en la elaboración del pliego de prescripciones técnicas, documento clave para la licitación pública.

El pliego de prescripciones técnicas define detalladamente las características del material a adquirir, articulándose en varias secciones. En primer lugar, se establece el objeto del contrato y se especifican los lotes (licitación independiente). Se incluyen aclaraciones pertinentes sobre la contabilización de pruebas y el periodo del contrato, además de las obligaciones generales del adjudicatario (suministros, cesión de equipos, instalación, mantenimiento). Se describen las condiciones y características técnicas por lotes, considerando aspectos generales como la facturación, la estabilidad de las calibraciones, parámetros a valorar, reactivos específicos para diferentes muestras biológicas y la presentación de los reactivos, controles, calibradores y accesorios. Se describen también las especificaciones del equipamiento, incluyendo los analizadores, su velocidad de procesamiento, adaptación a normativa de bioseguridad, mantenimiento, conexión al SIL, y equipamiento accesorio (SAI, agua de ósmosis, etc.). Finalmente, se incluye la documentación técnica con fichas técnicas de cada reactivo y fichas de datos de seguridad de los productos. La sección de especificaciones técnicas es crucial para la correcta licitación pública de suministros para el laboratorio clínico.

La adjudicación del contrato se basa en criterios objetivos que se ponderan según una fórmula de proporcionalidad inversa. Se establece un umbral mínimo de puntuación para desestimar ofertas. Los criterios técnicos incluyen el servicio técnico ofrecido, la adaptabilidad a las necesidades del laboratorio, la calidad del producto/servicio y posibles mejoras. La fase final incluye la revisión de los sobres de características técnicas, la elaboración de un informe técnico final basado en el pliego de cláusulas técnicas y la fase operativa. Esta fase operativa contempla la comunicación entre el laboratorio y el suministrador para la puesta en marcha del equipo, incluyendo la programación de las conexiones y los cursos de formación. El éxito de la compra pública de suministros para el laboratorio depende de la correcta aplicación de estos criterios objetivos de adjudicación.

El pliego de prescripciones técnicas inicia definiendo el objeto del contrato, estableciendo claramente qué materiales y servicios se requieren. Un aspecto crucial es la denominación de los lotes, permitiendo una licitación independiente para cada uno. Esto facilita la evaluación de ofertas y la adjudicación más precisa. Además, se incluyen aclaraciones pertinentes sobre la contabilización de las pruebas y el periodo de duración del contrato. Finalmente, se detallan las obligaciones generales del adjudicatario, incluyendo la provisión de suministros, la posible cesión de equipos, la instalación, la puesta a punto, la conexión al Sistema de Información Laboratorial (SIL) y los servicios de mantenimiento. La clara definición de estas secciones es fundamental para una licitación pública transparente y efectiva.

Esta sección del pliego detalla las especificaciones técnicas de cada lote. Se abarcan aspectos generales como la facturación (ej., una sola referencia, resto sin cargo), la estabilidad de las calibraciones, los parámetros a valorar y la necesidad de reactivos específicos para diferentes muestras biológicas. Se incluyen detalles sobre el cálculo de los test, incluyendo revisiones y posibles desviaciones. La presentación de los reactivos, controles, calibradores, soluciones auxiliares y accesorios, también se especifica, al igual que la duración del lote de control. Se consideran las necesidades de la oferta y se indica su inclusión. En cuanto a las características del equipamiento, se detallan aspectos como el sensor de muestra (nivel, alarma de muestra insuficiente, coágulos), la monitorización de reacciones, los test reflejos, los tipos de diluciones y repeticiones.

La sección dedicada al equipamiento describe en detalle las características de los analizadores, incluyendo la velocidad de procesamiento, la adaptación a la normativa de bioseguridad, el inicio y final del proceso, la necesidad de mínimo mantenimiento y la priorización de muestras. Se especifican aspectos como la carga de muestras (códigos de barras, diferentes muestras y contenedores), la monitorización del volumen y conservación de reactivos, y el equipamiento accesorio necesario (SAI, agua de ósmosis, etc.). Se define la conexión 'on-line' al SIL, el tipo de conexión y la programación de metódicas para diferentes tipos de muestras. Finalmente, se incluye la descripción de los mantenimientos integrales. La sección de instalaciones de servicios cubre la instalación del equipo, la solución de averías, la formación del personal (incluyendo la formación en electromedicina) y la documentación técnica.

Para completar las especificaciones, se requiere la entrega de documentación técnica adicional por parte de los oferentes. Esta documentación debe incluir fichas técnicas detalladas de cada reactivo, especificando sus propiedades y características. De igual importancia son las fichas de datos de seguridad de los productos, cumpliendo con las normativas de seguridad y salud en el trabajo. Esta información permite una evaluación completa de los riesgos y una toma de decisiones informada durante el proceso de adquisición. La inclusión de esta documentación técnica detallada es esencial para garantizar la calidad y seguridad de los suministros en el laboratorio clínico.

La adjudicación del contrato se basa en criterios objetivos, utilizando una fórmula de proporcionalidad inversa para ponderar las diferentes variables. Se establece un umbral mínimo de puntuación para desestimar las ofertas que no alcancen el nivel requerido. Entre los criterios se incluyen el servicio técnico postventa, la adaptabilidad del equipo o reactivo a las necesidades específicas del laboratorio, la calidad del producto o servicio ofrecido, y las mejoras adicionales propuestas por el proveedor. La ponderación de estos criterios se realiza de forma detallada para asegurar una adjudicación justa y eficiente, optimizando el proceso de selección para la compra pública de suministros de laboratorio clínico. La transparencia en este proceso es fundamental.

Una vez recibidas las ofertas, se inicia la fase final del proceso de contratación. Esta fase incluye la elaboración de un informe técnico, basado en el pliego de cláusulas técnicas previamente establecido. Se realiza una minuciosa revisión de los sobres que contienen las características técnicas presentadas por cada oferente, comparándolos con los requisitos especificados en el pliego. Este análisis cuidadoso garantiza que la adjudicación se base en una evaluación completa y precisa de la propuesta técnica, asegurando que se selecciona la mejor opción para satisfacer las necesidades del laboratorio. El informe técnico debe ser preciso y justificado para asegurar la transparencia del proceso de selección.

La fase operativa comienza tras la adjudicación del contrato, con una comunicación fluida entre el laboratorio y el suministrador. Se establecen fechas y una secuencia para la puesta en marcha del equipo o la entrega de los suministros y se realizan las conexiones necesarias. Es crucial en esta fase la programación de cursos de formación para el personal del laboratorio, asegurando el correcto uso y manejo de los nuevos equipos o reactivos. Esta formación es esencial para garantizar la eficiencia y la correcta utilización de los recursos adquiridos a través de la compra pública. La colaboración eficaz entre el laboratorio y el proveedor es clave para el éxito de esta fase.