Módulo Encomienda La Costeña

La justificación principal del proyecto se centra en la ineficiencia del sistema actual de gestión de encomiendas en LA COSTEÑA. Actualmente, el proceso se realiza de manera manual, lo que resulta en retrasos ocasionales en diferentes etapas del flujo de trabajo. Esta falta de eficiencia afecta la puntualidad de las entregas y la satisfacción del cliente. La empresa, fundada hace 25 años, reconoce la necesidad de modernizar este servicio crucial para mejorar su competitividad y la experiencia del usuario. El objetivo es reemplazar el método manual con una solución informática integral que optimice todo el proceso, desde la recepción hasta la entrega final del paquete. Esto permitirá a LA COSTEÑA ofrecer un servicio más confiable y eficiente en el mercado de envíos de encomiendas.

LA COSTEÑA requiere una solución informática integral para mejorar el control sobre el proceso de encomiendas. Esta solución debe integrarse con otros sistemas existentes en la empresa, específicamente el Sistema de Reservación – Despacho de Vuelo y el Sistema Contable. La integración permitirá una gestión más fluida y eficiente de la información, evitando duplicidad de datos y mejorando la precisión de los registros. El nuevo módulo de encomiendas mejorará los tiempos de respuesta en todo el proceso, desde el registro del paquete por el cliente en la estación de origen hasta su entrega final al cliente receptor en la estación de destino. Se busca un sistema que no solo automatice tareas, sino que también mejore la trazabilidad y la visibilidad del estado de las encomiendas en cada etapa del proceso.

La automatización del proceso de encomiendas es esencial para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de los envíos. La implementación de un sistema informático permitirá un mejor seguimiento de los paquetes, minimizando las posibilidades de pérdida o extravío. Además, la integración del sistema con el Sistema de Reservación – Despacho de Vuelo y el Sistema Contable optimizará el flujo de información y evitará inconsistencias en los datos. Esta integración permitirá, por ejemplo, utilizar la misma información de los clientes en los diferentes sistemas, simplificando la operación. La mejora en la gestión de las encomiendas se traduce en una mejor experiencia para los clientes, incrementando su satisfacción y fidelización, elementos cruciales para la competitividad de LA COSTEÑA en el mercado.

El sistema de gestión de encomiendas se basa en la tecnología de Microsoft SQL Server como sistema de gestión de bases de datos, utilizando Transact-SQL (T-SQL) como lenguaje de programación. La arquitectura del sistema está diseñada para funcionar tanto en conexión local, para la oficina principal en Managua, como a través de internet vía VPN para las estaciones ubicadas en otras partes del país. Esta configuración permite una comunicación en línea eficiente entre los distintos puntos de venta y las salidas de los aviones, facilitando el seguimiento y control de las encomiendas en tiempo real. La solución se enfoca en proporcionar un seguimiento preciso y eficiente de las encomiendas a través de una interfaz de usuario amigable y de fácil manejo.

El sistema ofrecerá una gama completa de funcionalidades para la gestión de encomiendas. Entre las funciones principales se encuentran: la facturación de las encomiendas, la creación de bultos o 'bolsones' para agrupar los paquetes, la asociación de ítems a los bultos, el cierre de los bultos una vez completados, la gestión del envío de encomiendas, la recepción de encomiendas en la estación de destino y la entrega final al destinatario. El sistema también incluirá funciones de reporte y una pantalla resumen que mostrará la información de los ítems dentro de cada 'bolson', facilitando la búsqueda y el monitoreo del estado de los paquetes. Cada una de estas funcionalidades estará integrada para un flujo de trabajo óptimo y eficiente.

Una característica clave del sistema es su integración con otros sistemas ya existentes en LA COSTEÑA. Específicamente, el sistema se integrará con el sistema de Venta de Boletos (PEGASUS) y con el Sistema Contable. La integración con PEGASUS permitirá acceder a la información de vuelos programados y datos de clientes, optimizando el proceso de facturación y asignación de vuelos. La integración con el Sistema Contable se realizará a través de una interfaz proporcionada por este último, permitiendo el envío automático de información de facturación. El uso de la misma tabla de facturación (maestro-detalle) en ambos sistemas asegura la consistencia y la facilidad de gestión de datos. Esta integración garantiza una gestión eficiente y unificada de la información.

La implementación del módulo de encomiendas no generó costos adicionales en recursos humanos ni licencias de software. La empresa LA COSTEÑA ya contaba con las herramientas necesarias, incluyendo Visual Studio 2012 y SQL Server 2014, lo que minimizó la inversión inicial del proyecto. Esto demuestra una planificación eficiente de los recursos, permitiendo una implementación costo-efectiva del nuevo sistema. La reutilización de herramientas existentes redujo significativamente el presupuesto total, lo que permitió maximizar la rentabilidad de la inversión en la automatización del servicio de encomiendas.

La implementación del sistema automatizado de encomiendas ha generado beneficios significativos para LA COSTEÑA. Se ha reducido notablemente el uso de la telefonía fija, ya que los agentes de las diferentes estaciones pueden ahora verificar el estado de los paquetes en tiempo real a través del sistema, eliminando la necesidad de llamadas constantes para obtener actualizaciones. Además, se ha disminuido la necesidad de personal en cada estación, pasando de dos agentes a uno por estación. Esta reducción de personal ha permitido reubicar a los empleados en otras áreas de la empresa, optimizando el uso de los recursos humanos y contribuyendo a la eficiencia general de LA COSTEÑA. La optimización del personal y la reducción de llamadas telefónicas se traducen en un ahorro significativo para la aerolínea.

Para asegurar el funcionamiento correcto del sistema, se deben considerar varios aspectos operacionales. Los usuarios deben revisar cuidadosamente el manual de usuario para una mejor comprensión del módulo de encomiendas. Es esencial verificar la conectividad de los equipos: conexión a la red interna de LA COSTEÑA para la oficina principal en Managua y conexión a internet con VPN para las sucursales en la Costa Atlántica. Los usuarios deben tener los permisos correspondientes para acceder al sistema y realizar las operaciones permitidas (facturar, enviar, recibir, entregar y cancelar). Es crucial confirmar que el usuario responsable de la facturación esté asociado a un canal de venta con un código de factura activo en el sistema contable; de lo contrario, las facturas no se enviarán automáticamente a la interfaz del sistema contable, lo que puede generar inconsistencias en la gestión financiera.