Gestión Documental en Petroperú

Petroperú se describe como una empresa estatal de derecho privado dedicada al transporte, refinación, distribución y comercialización de petróleo y sus derivados. Se destaca su posición como uno de los principales contribuyentes del Estado, lo que le permite realizar inversiones en educación y salud, contribuyendo al desarrollo sostenible. La empresa emplea directamente a aproximadamente 2,500 personas. Esta información establece el contexto de una gran empresa con impacto social y económico significativo en Perú, lo que subraya la importancia de la eficiencia en sus operaciones y la necesidad de optimizar sus procesos internos, particularmente en la gestión documental. Su tamaño e influencia en la economía peruana justifican la inversión en la modernización de sus sistemas para mantenerse competitiva y cumplir con sus responsabilidades como contribuyente principal del estado.

El documento detalla el amplio alcance de las operaciones de Petroperú, incluyendo la exploración, explotación y transporte de petróleo a través del Oleoducto Norperuano y el Oleoducto Ramal Norte, así como por flota marítima y fluvial. La refinación del petróleo se realiza en sus sedes de Talara, Conchán, Iquitos, El Milagro y Pucallpa. La distribución se lleva a cabo a través de flota marítima y terrestre, y la comercialización se realiza mediante plantas propias, plantas contratadas y redes de estaciones de servicio afiliadas. Esta descripción del amplio espectro de actividades de Petroperú, desde la extracción hasta la venta al consumidor final, enfatiza la complejidad de sus operaciones y la necesidad de un sistema de gestión documental eficiente que pueda integrar y gestionar la información generada en cada una de estas etapas, mejorando la eficiencia y reduciendo la burocracia.

Según el ranking "Perú: The Top 10,000 Companies" de 2017, Petroperú registró ventas superiores a los 11 millones de soles, consolidándose como una de las empresas más grandes del país. Este dato refuerza la importancia de una gestión eficiente de sus recursos, incluyendo la optimización de los procesos de gestión documental. El gran volumen de transacciones y la complejidad de las operaciones requieren una infraestructura tecnológica robusta para un control adecuado de la información, evitando demoras y permitiendo la toma de decisiones estratégicas basadas en datos confiables y oportunos. La escala de operaciones en Petroperú justifica la inversión en una plataforma tecnológica moderna para la gestión documental.

La Gerencia Corporativa de Administración y Mejoramiento de Petroperú brinda apoyo a todas las gerencias para la ejecución eficiente de procesos y procedimientos, utilizando la tecnología como herramienta clave para la optimización. Supervisa y ejecuta los procesos de adquisiciones. Por otro lado, la Gerencia Corporativa de Gestión Social promueve la responsabilidad social corporativa, impulsando el ahorro de energía, la reducción del uso del papel y las inversiones en comunidades vulnerables. La existencia de estas gerencias y su enfoque en la eficiencia y la responsabilidad social resalta el compromiso de Petroperú con la mejora continua y la sostenibilidad. La dependencia en la tecnología para la optimización de procesos justifica la necesidad de implementar la tecnología necesaria para la gestión documental, alineada con las políticas de la empresa.

Petroperú se rige por principios como la satisfacción del cliente, el respeto por las personas y el medio ambiente, la innovación, el trabajo en equipo y la responsabilidad social. Su visión es ser una empresa líder en la industria peruana de hidrocarburos, autónoma e integrada, enfocada en la creación de valor de manera ética y sostenible. La empresa ha recibido varios reconocimientos, incluyendo la confirmación de su calificación BBB+ por Fitch Ratings en marzo de 2017, el reconocimiento por su proyecto Aliados de la Educación 2016, el primer puesto entre empresas petroleras en el ranking MERCO de reputación corporativa (junio 2016), y el puesto 83 entre las mayores empresas de Latinoamérica por Latinvex (junio 2016). Estos aspectos muestran el compromiso de Petroperú con la excelencia y la sostenibilidad, reforzando la necesidad de una gestión eficiente, incluyendo una robusta gestión documental, para mantener su posición en el mercado y cumplir con sus objetivos estratégicos. Una gestión documental ineficiente contradice su imagen de empresa moderna y eficiente.

El problema se centra en la Oficina de Trámite Documentario, ubicada dentro de la Sub Gerencia de Servicios de Apoyo y la Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento. Esta oficina, que funciona como mesa de partes, recibe y remite entre 200 y 300 documentos diariamente, provenientes de todo el país e incluso del extranjero. La Sub Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicaciones fue la responsable de la ejecución, supervisión y coordinación del proyecto de solución. Esta división de responsabilidades destaca la necesidad de una solución tecnológica integrada para la gestión de documentos, requiriendo la colaboración de diferentes áreas de la empresa. El alto volumen de documentos manejados diariamente subraya la urgencia del problema de ineficiencia en el trámite y gestión documental dentro de Petroperú. La dependencia en múltiples áreas también pone en relieve la necesidad de una solución sistemática y no solo departamental.

El análisis del problema, basado en el principio de Pareto, identifica las causas principales de la ineficiencia. Estas incluyen el incremento de impresión y fotocopiado, demoras en la búsqueda de información, alta dependencia de documentos físicos, manejo excesivo de documentación impresa, y el seguimiento manual de la gestión de documentos. Estas cinco causas representan el 80% de los problemas en el trámite documentario. La identificación de estas causas específicas permite enfocar la solución en las áreas clave de mejora. La dependencia del papel es destacable, siendo la causa principal de la ineficiencia, y sirve para impulsar el cambio hacia una gestión documental digital.

Los objetivos del proyecto de solución se centran en diseñar e implementar una plataforma tecnológica confiable, segura y auditable para garantizar la información. Se buscaba elaborar términos de referencia y requisitos mínimos para el proveedor, bajo la Ley de Contrataciones del Estado. El diseño de un sistema de gestión documental buscaba abordar las cinco causas principales identificadas. Se pretendía desarrollar un flujo de trabajo eficiente para autorizaciones y visados de documentos, reduciendo el tráfico burocrático y la movilización física de documentos. El proyecto se plantea como una solución integral, que cubre la adquisición de la tecnología, su implementación y la actualización de los procedimientos de la empresa para la gestión documental, integrando la problemática de la alta dependencia de los documentos físicos, el excesivo uso del papel y la consiguiente falta de eficiencia.

El documento también considera las implicaciones ambientales del uso excesivo de papel y plástico. Se menciona la alta tasa de deforestación en Perú (Suarez, 2014), así como el largo tiempo de degradación del plástico (Kahhat, 2014). Este análisis se enfoca en el impacto ambiental del consumo de papel y plástico, asociado al proceso de gestión documental tradicional. La preocupación ambiental se relaciona directamente con la necesidad de reducir el consumo de papel, incentivando la adopción de un sistema de gestión documental digital. Esta consideración ambiental añade un argumento adicional para la implementación del proyecto de modernización.

Para resolver los problemas de gestión documental, se implementó la plataforma FileNet P8 de IBM. Esta solución se basa en un sistema de ECM (Enterprise Content Management) y BPM (Business Process Management), diseñado para automatizar flujos de trabajo, mejorar la comunicación interna y externa, y aumentar la seguridad de la información (confidencialidad, integridad y disponibilidad). La selección de FileNet P8, un producto reconocido en el mercado, asegura una solución robusta y confiable para la gestión de documentos en una empresa del tamaño y complejidad de Petroperú. La integración de ECM y BPM permite gestionar no solo el almacenamiento y la búsqueda de documentos, sino también los flujos de trabajo asociados a ellos, optimizando procesos internos y mejorando la eficiencia general.

La plataforma FileNet P8 ofrece funcionalidades de software para la gestión documental (ECM), administración de procesos de negocio (BPM), y administración de datos e información del negocio. La solución comprende una interrelación funcional entre sus componentes de hardware y software, creando una solución integrada. El documento menciona la necesidad de considerar todos los componentes necesarios para una solución completa, identificando los productos comerciales y aquellos desarrollados a medida. La especificidad de los componentes asegura una solución integral que aborda las necesidades particulares de Petroperú, asegurando la compatibilidad y la integración de todos los aspectos de la gestión documental.

Se implementó un plan de capacitación para diferentes roles dentro de la empresa, incluyendo roles de receptor, gestor, jefe, digitalizador, y administradores funcionales y de FileNet. Como parte de la estrategia, se capacitó a personal de Petroperú como instructores, los cuales luego capacitaron a otros empleados. Esta estrategia de capacitación interna asegura la sostenibilidad del sistema a largo plazo, formando personal interno para el mantenimiento y la gestión del sistema. La capacitación integral y la formación de instructores internos aseguran la correcta implementación y el uso eficiente de la nueva plataforma, reduciendo la dependencia externa y asegurando la continuidad del proceso de mejora en la gestión documental.

La implementación del proyecto representó una gran inversión para Petroperú, por lo que se requería obtener resultados a mediano y largo plazo. Después del primer año de funcionamiento, se midió el ahorro logrado gracias a la optimización de procesos. Se realizaron pruebas de rendimiento con cargas masivas de correspondencia, lanzamiento masivo de flujos de trabajo, consultas simultáneas y carga masiva de imágenes para validar el buen funcionamiento del sistema bajo presión. La medición del ahorro y las pruebas de rendimiento muestran un enfoque en la evaluación objetiva del éxito de la implementación, asegurando que la inversión realizada genera los resultados esperados en términos de eficiencia y ahorro de recursos.

El postor ganador debía proveer las licencias de uso del software a nombre de Petroperú S.A., cubriendo su uso en ambientes de desarrollo y producción, incluyendo un servidor alterno para contingencias. El licenciamiento incluía todos los componentes de software requeridos, incluyendo base de datos y servidor de aplicaciones. Petroperú se encargaría de la plataforma de hardware y el sistema operativo. El licenciamiento debía cubrir diferentes tipos de usuarios (finales, administradores y desarrolladores). La clarificación de los aspectos de licenciamiento garantiza la continuidad del uso del software después de la implementación y se asegura que Petroperú tiene control y propiedad del sistema implementado.

La implementación del proyecto de gestión documental resultó en una significativa optimización de los procesos de trámite documentario. Se menciona la reducción a la mitad de las tareas realizadas por cada actor participante en el proceso. Esto se tradujo en un ahorro de tiempo y recursos, además de evitar la impresión y el archivo físico innecesario. El enfoque en la optimización de procesos permitió obtener resultados medibles en términos de eficiencia y reducción de costos. La disminución del tiempo dedicado a tareas manuales permitió una mejor asignación de recursos humanos, generando un mayor impacto en la productividad y eficiencia general de Petroperú.

En el proceso de trámite de correspondencia, se optimizó la carga manual de la secretaria/asistente en la asignación de números de identificación y la realización de fotocopias innecesarias. También se mejoró el flujo de comunicación entre el supervisor y el gerente/jefe, agilizando el trámite de los documentos. La mejora en la comunicación y la optimización de las tareas de apoyo administrativo liberaron tiempo para tareas más estratégicas, generando un beneficio indirecto en la eficiencia general. La agilización del proceso de aprobación y la mejora de la comunicación muestran una mejora sustancial en la gestión documental interna, reduciendo tiempos de espera y mejorando la eficiencia.

Debido a la envergadura del proyecto, se optó por una implementación gradual, iniciando con procesos de flujo documental de ámbito reducido y manejable. Este enfoque permitió establecer los cambios necesarios en la gestión documental actual. Una vez implementado, se analizó el impacto para asegurar que el nuevo modelo y las herramientas tecnológicas fueran adecuados y óptimos. La implementación gradual permitió la adaptación progresiva de los trabajadores, minimizando el impacto negativo y maximizando la adopción del nuevo sistema. El análisis del impacto aseguró que la solución era la adecuada y efectiva para Petroperú.

Como parte del proyecto, se realizó una consolidación y actualización de los procedimientos asociados al manejo de la documentación. Esto aseguró la alineación entre la plataforma tecnológica y los procesos internos de la empresa. La actualización de los procedimientos fue crucial para la correcta integración del nuevo sistema y su óptimo funcionamiento. La alineación de los procesos con la tecnología implementada asegura la sostenibilidad y la efectividad de la solución a largo plazo, optimizando la gestión documental de la empresa.

Se realizaron pruebas de performance para validar el rendimiento de la aplicación con cargas masivas o flujos de trabajo que pudieran generar sobrecarga. Esto incluyó carga masiva de correspondencia, lanzamiento masivo de flujos de trabajo, consultas simultáneas de correspondencia, y carga masiva de imágenes. Después del primer año de funcionamiento, se realizó una medición del ahorro producto del rediseño de procesos y la optimización resultante. Las pruebas de rendimiento y la medición del ahorro demuestran la preocupación por la eficiencia y la sostenibilidad del sistema implementado, proporcionando evidencias objetivas del éxito del proyecto y la efectividad de la inversión realizada.

El marco teórico se basa en la Ley N° 27658, que busca mejorar la eficiencia de las entidades estatales para brindar una óptima atención a los ciudadanos y optimizar el uso de recursos públicos. El objetivo es lograr un Estado al servicio de la ciudadanía con canales descentralizados y desconcentrados, gestión transparente y servidores públicos bien calificados. Esta ley proporciona el contexto legal y político para la implementación del proyecto en Petroperú, justificando la modernización de sus procesos para mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión de documentos. La alineación del proyecto con la ley indica el compromiso de Petroperú con las políticas de modernización del estado, mejorando la prestación de servicios públicos y optimizando la gestión interna.

La Norma Técnica Peruana ISO/IEC 17799:2007, Código de Buenas Prácticas para la gestión de la seguridad de la información (ONGEI, 2007), se refiere a recomendaciones y buenas prácticas para la seguridad de la información aplicables a organizaciones de cualquier tamaño y giro. Esta norma proporciona una guía para implementar soluciones estándar en seguridad de la información, manteniendo una posición neutral en la tecnología utilizada. La mención de esta norma indica que el proyecto considera los estándares internacionales de seguridad de la información para el nuevo sistema de gestión documental, asegurando la protección de los datos sensibles. Esta referencia a la norma ISO/IEC 17799:2007 destaca el compromiso de Petroperú con la seguridad de la información.

La Guía del PMBOK ofrece un conjunto de buenas prácticas para la dirección de proyectos, proporcionando una estructura sostenible a lo largo del proceso de implementación. Aunque no son obligatorias en su totalidad, las habilidades sugeridas por la guía brindan flexibilidad al implementador para aplicar lo necesario. La referencia a la metodología PMBOK indica que el proyecto se gestionó siguiendo una metodología reconocida internacionalmente, asegurando un enfoque estructurado y eficiente para la gestión del proyecto. La utilización de esta metodología garantiza la planificación, ejecución, seguimiento y control del proyecto, minimizando riesgos y asegurando su éxito.

El Consejo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica (Concytec) en 2016 consideró el sector tecnológico peruano como "débil e ineficiente" (Concytec, 2016), con bajos niveles de calidad en centros y laboratorios de investigación (Orjeda, 2016). Esta observación contextualiza los retos tecnológicos en Perú y subraya la importancia de seleccionar un proveedor y una tecnología apropiada. La consideración del contexto tecnológico peruano permite entender las implicaciones y los retos a la hora de implementar una solución tecnológica dentro del país. Esta observación enfatiza la necesidad de una solución que se ajuste a las realidades y desafíos del contexto tecnológico peruano.