Gestión de aprovisionamiento

La sección describe la función principal del área de aprovisionamiento como la de proporcionar al departamento de producción la cantidad de materias primas necesarias, en el momento adecuado, para la fabricación de los productos. Esta función es crucial para asegurar un flujo de producción continuo y eficiente. El éxito de esta tarea depende de una planificación cuidadosa y la coordinación precisa entre el aprovisionamiento y la producción, evitando interrupciones en el proceso productivo causadas por la falta de materiales. El énfasis está en la sincronización perfecta entre la demanda de materias primas y su disponibilidad, lo que requiere una estrecha colaboración entre ambos departamentos. Una gestión deficiente en esta área podría llevar a retrasos en la producción, costos adicionales y una insatisfacción generalizada. La correcta gestión de inventario es parte integral de esta función principal, ya que un control ineficiente de existencias podría afectar directamente la capacidad del área de aprovisionamiento para cumplir con su objetivo principal.

Esta sección detalla las tareas básicas del área de aprovisionamiento. La primera tarea consiste en la búsqueda y selección de proveedores adecuados para la compra de materias primas y existencias. Esta tarea exige una investigación minuciosa, comparaciones de precios y la evaluación de la confiabilidad y calidad de los proveedores potenciales. El objetivo es establecer relaciones sólidas y duraderas con proveedores que puedan garantizar un suministro estable y de alta calidad de los materiales necesarios. La segunda tarea se centra en la organización y clasificación de las materias primas y existencias en el almacén. Esta tarea implica un sistema eficiente de gestión de almacenes, que permita la rápida ubicación y el acceso a los materiales cuando los departamentos de producción y comercialización los requieran. Una adecuada clasificación y organización minimiza el tiempo de búsqueda, reduce el riesgo de errores y mejora la eficiencia general del proceso logístico. La optimización de este proceso es esencial para una gestión eficiente de inventario, minimizando los tiempos de espera y los costos asociados.

La gestión eficaz de inventarios requiere un profundo conocimiento de varios aspectos cruciales. Es fundamental conocer en todo momento la cantidad exacta de existencias y materias primas disponibles en el almacén. Esto implica un sistema de seguimiento preciso y actualizado. Además de la cantidad, es necesario conocer el precio de entrada y el precio de salida de los materiales, para realizar un seguimiento preciso de los costos y de la rentabilidad. El ritmo de consumo de materias primas por parte del departamento de producción es otro factor determinante, que ayuda en la previsión de la demanda y la planificación de las compras. Finalmente, se debe determinar la cantidad mínima de materias primas y existencias que deben mantenerse en el almacén como stock de seguridad, para prevenir cualquier ruptura de stock y asegurar la continuidad del proceso productivo. Una comprensión sólida de estos cinco puntos permite una gestión de inventarios eficiente y eficaz, minimizando el riesgo de interrupciones y pérdidas.

El documento define las existencias como todos los materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes, también conocidos como stocks o inventarios. Esta definición abarca una amplia gama de materiales, desde las materias primas hasta los productos terminados, pasando por productos semielaborados y mercaderías. La correcta gestión de estas existencias es fundamental para la eficiencia operativa y la rentabilidad de la empresa. Una gestión ineficiente puede resultar en costos excesivos de almacenamiento, obsolescencia de productos, y pérdidas económicas. Por el contrario, una gestión efectiva permite optimizar el flujo de materiales, reducir los costos de inventario y asegurar la disponibilidad de los productos necesarios en el momento oportuno. La sección establece la base para una comprensión integral de la importancia de la gestión eficiente de existencias en el contexto de la operación empresarial.

Se clasifican las existencias en diferentes tipos, cada uno con características propias que influyen en su gestión. Las materias primas son materiales que, mediante su transformación, forman parte de los productos fabricados. Los productos semielaborados son aquellos que ya han sido procesados parcialmente pero aún requieren más transformaciones antes de su venta final. Los productos acabados son los bienes terminados listos para su venta al consumidor. Las mercaderías son materiales comprados por la empresa y destinados a la venta sin ninguna transformación adicional. Otros aprovisionamientos incluyen elementos incorporables a los procesos o productos, como combustibles, embalajes, envases y material de oficina. Finalmente, los subproductos son residuos obtenidos durante la producción que pueden ser reutilizados o materiales recuperables después del proceso productivo. La comprensión de esta clasificación facilita la aplicación de estrategias de gestión de inventario específicas para cada tipo de existencia, optimizando los recursos y el control general del almacén.

La gestión de inventarios genera diversos costes que deben ser considerados para optimizar la eficiencia. Estos costes se clasifican en tres grupos principales: costes de pedido, costes de adquisición y costes de mantenimiento. Los costes de pedido incluyen los gastos administrativos asociados a la gestión y realización de pedidos a proveedores. Los costes de adquisición representan el precio de compra del producto al proveedor. Los costes de mantenimiento, a su vez, se subdividen en: administrativos (costes del personal administrativo), operativos (costes del personal de almacén, seguros de existencias), de espacio físico (alquileres, impuestos, seguros del edificio), económicos (depreciación de existencias) y financieros (intereses por la financiación del capital invertido en inventario). Es importante destacar la inclusión de los costes de ruptura de stocks, los cuales se producen cuando la empresa no puede atender un pedido por falta de producto, generando pérdidas económicas y de reputación. La comprensión detallada de estos costos permite una toma de decisiones informada en la gestión de inventarios.

Para lograr una gestión de aprovisionamiento óptima, es necesario determinar los parámetros clave del sistema de gestión de inventarios. Uno de los puntos cruciales es la definición del stock máximo, que representa la cantidad máxima de existencias de un material que puede almacenarse. Contrasta con el stock mínimo o de seguridad, que es la cantidad mínima que se debe mantener para evitar el riesgo de ruptura de stocks. El punto de pedido define el nivel de existencias en el cual se debe realizar un nuevo pedido a los proveedores para reponer el almacén. Al determinar el punto de pedido, es vital considerar el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material, para evitar quedarse sin existencias antes de la llegada del nuevo pedido. La correcta gestión de estos tres parámetros es esencial para optimizar el nivel de inventario, minimizando los costes de almacenamiento sin correr el riesgo de una ruptura de existencias.

El modelo de Wilson se centra en determinar el volumen o cantidad óptima de un pedido para minimizar los costes de gestión de inventarios. Este modelo se aplica en situaciones con una demanda del producto constante y un precio de producto y plazo de aprovisionamiento también constantes. El objetivo es encontrar un equilibrio entre los costes de realizar pedidos y los costes de mantener un inventario. Cuando el nivel de existencias baja hasta el punto de pedido, se realiza un nuevo pedido. El tiempo entre la emisión del pedido y la recepción se denomina plazo de aprovisionamiento. El modelo permite calcular parámetros importantes como el número de pedidos al año y el tiempo óptimo entre dos pedidos consecutivos. Un ejemplo en el documento ilustra su aplicación práctica para optimizar la compra de monitores de ordenador. El modelo de Wilson, a pesar de sus simplificaciones, proporciona una herramienta valiosa para la planificación de compras y la gestión eficiente de inventarios.

Además del modelo de Wilson, el documento menciona otros modelos de gestión de inventarios. El modelo ABC clasifica las existencias en tres categorías (A, B, C) según su importancia y valor, permitiendo una gestión diferenciada según su criticidad para la empresa. Las existencias A, de mayor valor y menor número de unidades, requieren mayores esfuerzos de control y gestión. Las existencias B son intermedias en importancia y valor, mientras que las existencias C, menos importantes y más numerosas, requieren menos control. El sistema JIT (Just in Time) busca la producción y el almacenamiento solo de lo necesario, minimizando el volumen de existencias almacenadas. Este modelo se centra en la sincronización perfecta entre la producción y la demanda, recibiendo los materiales justo a tiempo para su uso en el proceso de fabricación. La elección del modelo adecuado depende de las características específicas de cada empresa y de sus necesidades.

La empresa necesita conocer el valor de sus existencias en todo momento. La normativa establece que las existencias deben ser valoradas, según su naturaleza, al precio de adquisición o al coste de producción. El precio de adquisición, para existencias compradas a terceros, se calcula sumando el importe total de la compra (sin IVA) y todos los gastos generados por la operación. Esta valoración precisa es fundamental para la contabilidad, la gestión de costos y la toma de decisiones estratégicas. Un conocimiento inexacto del valor de los inventarios podría llevar a errores en la información financiera, dificultando la planificación y la toma de decisiones. La correcta valoración permite, entre otras cosas, calcular el beneficio de las operaciones, el estado financiero de la empresa y también facilita la toma de decisiones con respecto a la compra y venta de mercancías.

Para valorar las salidas de almacén, se utilizan dos criterios principales: FIFO y PMP. El criterio FIFO (First In, First Out) asigna a las unidades vendidas el valor de las primeras unidades que ingresaron al almacén. Este método asume que los productos más antiguos se venden primero, lo que puede ser una suposición realista en muchos casos. El criterio PMP (Precio Medio Ponderado) calcula el valor medio de las existencias considerando las existencias iniciales y las entradas (compras) ponderadas según sus cantidades. Este método proporciona un valor promedio de las existencias, lo que puede ser útil para simplificar los cálculos y obtener una visión general del valor del inventario. La elección entre FIFO y PMP depende de las características específicas del negocio y de los objetivos de la gestión de inventarios, siendo ambos métodos aceptados y con ciertas ventajas y desventajas dependiendo del sector.

Una ficha de control de existencias sirve para registrar cronológicamente todos los movimientos de las existencias, incluyendo entradas, salidas y su valoración. Este registro detallado permite llevar un seguimiento preciso de las cantidades y valores del inventario, facilitando la aplicación de los métodos de valoración FIFO y PMP. La ficha de control proporciona información esencial para la toma de decisiones informadas en la gestión de inventarios, permitiendo identificar tendencias, detectar posibles desvíos y optimizar el control de stock. Contiene información detallada sobre las existencias iniciales, compras, ventas y saldos, permitiendo a la empresa realizar un seguimiento eficiente del movimiento de sus existencias y calcular su valor total de forma precisa. Un ejemplo en el documento muestra cómo se llena la ficha con datos de operaciones reales, ilustrando su utilidad práctica.