Control Interno Institucional: Guía 2011-2012

El cronograma establece la presentación del Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) definitivo por parte del Titular de la Institución. Esta presentación debe realizarse dentro de los 10 días hábiles posteriores a la celebración de la tercera sesión del COCODI, según lo estipulado en el artículo tercero, número 30 del acuerdo. Paralelamente, el Titular del Órgano Interno de Control (OIC) debe presentar un Informe de Resultados sobre el Informe Anual y el PTCI. Las fechas límite para estos informes varían: 30 de septiembre de 2011 para un informe y 30 de junio de 2012 para otro, con referencias a las circulares UCGP/023/2011 y números de artículo del acuerdo respectivo. Se observa una reiteración de estos plazos en diferentes años, lo que sugiere un proceso cíclico de reporte.

El documento detalla la obligación del Titular de la Institución de presentar reportes de avance trimestrales del PTCI. En 2011, se establecen plazos para el primer y segundo reporte de avance trimestral. Adicionalmente, el Titular del OIC debe presentar un informe de verificación para cada reporte de avance trimestral. En 2012, se menciona la presentación de un cuarto reporte de avance trimestral del PTCI. El OIC también emite informes de verificación correspondientes a los reportes de avance trimestrales del PTCI, con fechas de entrega específicas y referencias a números de artículo del acuerdo. Esto indica un seguimiento continuo y la necesidad de verificación periódica del avance del PTCI.

Se menciona la realización de una autoevaluación del estado del Sistema de Control Interno Institucional (SCII), al menos una vez al año. La actualización de las encuestas para esta autoevaluación se debe poner a disposición en fechas específicas. No se detallan las fechas exactas en todos los casos, pero está claro que la autoevaluación es un componente esencial del proceso, con un ciclo anual. La información obtenida a través de esta autoevaluación es crucial para la generación de los reportes y la evaluación general del SCII.

Una fecha clave es la presentación del Informe Anual sobre el estado del SCII, junto con el PTCI y las encuestas consolidadas, al Secretario de la Función Pública. El documento especifica que la entrega debe ser a más tardar el 29 de julio de 2011 y el 31 de mayo de 2012, destacando la importancia de esta entrega como punto culminante del proceso de evaluación y reporte. Se menciona además que el OIC debe recibir una copia del informe y del PTCI en la misma fecha. Estas fechas límites subrayan la importancia de la rendición de cuentas y el cumplimiento de los plazos establecidos.

El proceso inicia con la actualización y publicación de las encuestas, incluyendo un listado de servidores públicos para la Encuesta 2012. Esta actualización se realiza el 29 de febrero. Posteriormente, el 2 de marzo, se convoca a reuniones informativas para Coordinadores de Control Interno (CCI) y Enlaces del Sistema de Control Interno Institucional (ESCII). El 6 de marzo se proporciona una herramienta para determinar la muestra representativa, fundamental para asegurar la validez de los datos recopilados. La publicación de esta herramienta en el Portal de Normateca Federal, junto con las encuestas, garantiza acceso público a la información y transparencia del proceso. Esta etapa inicial se centra en la preparación y difusión de los instrumentos de recolección de datos para la autoevaluación.

Entre el 2 de abril y el 30 de mayo, se lleva a cabo la identificación de los resguardatarios y responsables de la evidencia documental y electrónica por niveles de control interno. Esta tarea es esencial para la elaboración e integración del Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI). Durante este periodo, también se realiza la carga de la plataforma de encuestas, el envío de enlaces de acceso personalizados y despliegues internos. En abril se imparten cursos de capacitación para la evaluación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional (SCII), preparando a los participantes para el proceso de autoevaluación. El 2 de abril se facilita un formato para la elaboración e integración del PTCI. Del 23 de abril al 4 de mayo, se inicia la aplicación de las encuestas a través de la plataforma, recolectando la información necesaria para la autoevaluación del SCII.

Del 14 al 31 de mayo, se debe recibir una copia del Informe Anual, así como una copia electrónica del PTCI y de las encuestas consolidadas. Esta entrega debe coincidir con la presentación al Secretario de la Función Pública, a más tardar el 31 de mayo. El 11 de mayo, se publica en el Portal de Normateca Federal una herramienta informática (en formato Excel) para la evaluación del Órgano Interno de Control (OIC) al Informe Anual. El proceso de consolidación de datos incluye el envío de las encuestas consolidadas por institución a los Coordinadores de Control Interno vía correo electrónico, para la elaboración del PTCI y del Informe Anual. Adicionalmente, la información se incorpora en un sistema informático en formato PDF. El cierre de la plataforma para la aplicación de encuestas está previsto para el 4 de mayo, iniciando la generación de la consolidación de encuestas por institución.

El Órgano Interno de Control (OIC) tiene la responsabilidad de evaluar el Informe Anual del estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional (SCII). Esta evaluación se inicia el 1 de junio y debe culminar con la presentación de un Informe de Resultados a la Secretaría de la Función Pública entre el 18 y el 29 de junio. Este informe debe presentarse en formato PDF y con la firma autógrafa del Titular del OIC. Además, se debe incluir el archivo de Excel utilizado para la evaluación. Para facilitar este proceso, el 11 de mayo se publica en el Portal de Normateca Federal una herramienta informática (archivo en formato Excel) específicamente diseñada para la evaluación del OIC al Informe Anual. La publicación de esta herramienta busca promover la transparencia y estandarizar el proceso de evaluación.

El OIC tiene la obligación de recibir una copia del Informe Anual y una copia electrónica del Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) y las encuestas consolidadas. Esta recepción debe coincidir con la fecha de presentación al Secretario de la Función Pública, es decir, a más tardar el 31 de mayo. Esta disposición asegura que el OIC cuenta con la información necesaria para realizar su propia evaluación y contraste de datos. La entrega simultánea del informe al Secretario y al OIC resalta la importancia de la transparencia y la rendición de cuentas en el proceso de evaluación del SCII. La integración del Informe de Resultados en el sistema informático en formato PDF con firma autógrafa asegura la integridad y la trazabilidad del proceso.

Esta sección del documento define los grados de madurez del Sistema de Control Interno, vinculándolos a criterios estándar de cumplimiento. Se hace referencia al Modelo Estándar de Control Interno (Título Segundo del Acuerdo), estableciendo un marco para la evaluación. Se detallan tres grados de cumplimiento evolutivos: Grado 0 (las condiciones del elemento de control no existen), Grado 1 (las condiciones están definidas pero no formalizadas), y Grado 2 (las condiciones están documentadas y autorizadas por el Titular de la Institución u Órgano de Gobierno). Estos grados proporcionan una escala para medir el nivel de desarrollo y formalización de los elementos de control interno, permitiendo una evaluación más precisa del estado del sistema. La fecha 07/03/2012 asociada a los códigos UCGP.DGAFCI.EFSCII.EDI.001 indica la fecha de emisión o revisión de esta información.

Se especifica un enfoque que considera el diseño e implantación, la efectividad, la eficiencia y las mejores prácticas del Sistema de Control Interno. Este enfoque integral busca una evaluación completa del sistema, más allá de la simple cumplimiento de normas. Se menciona una 'Norma General Primera' relacionada con el 'Ambiente de Control', lo que sugiere que la evaluación considera los factores que contribuyen a un ambiente de control interno sólido. La información, con la misma fecha 07/03/2012 y códigos de referencia, proporciona un marco conceptual para comprender los criterios de evaluación y los estándares de cumplimiento esperados para el Sistema de Control Interno.

La sección final del documento proporciona información de contacto para funcionarios clave de la Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública. Se listan cuatro funcionarios con sus respectivos cargos y extensiones telefónicas. Se incluye el Lic. Francisco Javier Contreras Martín, Subdirector de Fortalecimiento de Control Interno (ext. 3305); el Lic. Carlos Gamboa Sánchez, Subdirector de Análisis (ext. 3124); el Lic. Adrián Noel Mondragón Sosa, Subdirector de Fortalecimiento de Control Interno (ext. 3157); y el Lic. Roberto Montoya Alva, Subdirector de Análisis (ext. 3157). Esta información permite a los interesados contactar directamente a los responsables de la evaluación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional. La repetición de la extensión 3157 sugiere una posible corrección necesaria en el documento original.