Manual de Organización SSPCGA

Esta sección del manual se centra en la gestión integral de los movimientos de personal dentro de la Secretaría de Contraloría y Defensa Ciudadana de Guadalupe, Nuevo León. Se describe la aplicación de normas y políticas internas, estableciendo el rol fundamental de la Dirección de Prestaciones y Relaciones Laborales como enlace clave. Las responsabilidades incluyen informar sobre altas, bajas y cambios de personal, así como gestionar vacaciones, licencias, permisos, comisiones e incapacidades. Además, se detalla el proceso para la actualización de documentos del personal y el pago de la nómina, asegurando la precisión y el cumplimiento de los plazos establecidos. La sección resalta la importancia de mantener un registro preciso y oportuno de toda la información relacionada con los movimientos del personal para una gestión eficiente y transparente de los recursos humanos.

Un aspecto vital de la gestión de personal es el control de la asistencia y el registro de incidencias. El manual detalla cómo se concentra la información sobre asistencia, horas extras, vacaciones e incapacidades para la elaboración de reportes. Estos reportes son esenciales para la evaluación del desempeño y la eficiencia del personal. Se subraya la responsabilidad de remitir a la Dirección de Prestaciones y Relaciones Laborales la nómina correspondiente de manera quincenal y dentro de los plazos establecidos. La precisión y la puntualidad en esta tarea son fundamentales para el correcto funcionamiento de la administración pública y la gestión del personal de la Secretaría. La correcta recolección y gestión de esta data facilita la evaluación del desempeño y la toma de decisiones informadas en la gestión de recursos humanos.

Esta parte del manual describe las responsabilidades relacionadas con la entrega de la nómina y otros beneficios al personal de la Secretaría de Seguridad Pública. Se detalla el proceso de entrega de la nómina, incluyendo un reporte de aquellos empleados que no hayan acudido a firmarla. Además, se incluye la gestión de los cheques para el personal de nuevo ingreso y el trámite de las tarjetas de SERVINÓMINA a través de la Dirección de Prestaciones y Relaciones Laborales. La entrega y devolución de bonos al personal también se describe, incluyendo la gestión de este proceso con la misma dirección. El cumplimiento adecuado de estas responsabilidades es vital para asegurar la satisfacción del personal y la correcta administración de los recursos financieros.

La comunicación interna eficiente es clave para la gestión de personal. Esta sección enfatiza la importancia de informar y reportar oportunamente al Coordinador General Administrativo sobre las actividades realizadas. La elaboración de informes periódicos, semanales y mensuales, detalla las actividades y acciones efectuadas por cada área. Esta documentación sirve para dar seguimiento al Plan Municipal de Desarrollo y demostrar la eficiencia en la gestión de personal. La transparencia en la información y la comunicación fluida entre los diferentes departamentos son esenciales para el correcto funcionamiento de la Secretaría. El buen funcionamiento de la comunicación interna es fundamental para el éxito de la gestión del personal.

Esta sección del manual detalla el proceso de adquisición y suministro de materiales, bienes e insumos necesarios para el funcionamiento de la Secretaría. Se enfatiza la importancia de una supervisión rigurosa para asegurar que las adquisiciones se realicen previa evaluación de la necesidad real. Este proceso implica un análisis cuidadoso para evitar compras innecesarias y optimizar el uso de los recursos. El objetivo es garantizar que los materiales y bienes adquiridos sean los adecuados y se adquieran en las cantidades necesarias, evitando desperdicios y maximizando la eficiencia en la gestión de recursos. La transparencia y el cumplimiento de las normativas son aspectos cruciales en cada etapa del proceso de adquisición.

La administración eficiente de los bienes muebles de la Secretaría es fundamental. Esta sección describe la supervisión y actualización del inventario, incluyendo el registro de altas, bajas y modificaciones en los bienes. Se destaca la importancia de informar oportunamente sobre cualquier movimiento a la Dirección de Patrimonio para mantener un control preciso y actualizado de todos los activos. El objetivo es asegurar la transparencia, la trazabilidad y la responsabilidad en el manejo de los bienes públicos. Un sistema de inventario eficiente previene pérdidas, facilita la toma de decisiones informadas sobre compras futuras y garantiza la correcta gestión de los recursos.

Esta parte del manual se centra en el proceso de gestión del mobiliario en desuso o que ha sido dado de baja. Describe el procedimiento para recoger el mobiliario de las unidades administrativas que lo solicitan, almacenándolo en las bodegas correspondientes de la Dirección de Patrimonio. Se subraya la importancia de mantener un control del inventario de bienes en desuso, así como la supervisión del resguardo del mobiliario y equipo en todas las unidades administrativas. Se incluye la gestión de oficios dirigidos a entidades públicas para solicitudes de servicios relacionados con los bienes. Este proceso contribuye a la eficiente gestión de recursos y a la correcta disposición de los bienes públicos que ya no son necesarios.

Esta sección describe las funciones de atención al público dentro de la Coordinación General Administrativa. Se detalla la responsabilidad de brindar atención tanto al personal de la Secretaría como a los ciudadanos que acuden a la Coordinación, canalizando sus solicitudes a las áreas correspondientes. La eficiencia y la cortesía en la atención son aspectos clave. La capacidad de gestionar adecuadamente las consultas y demandas de la comunidad y dependencias internas es fundamental para el buen funcionamiento de la administración. La gestión eficaz de esta área asegura un servicio de atención al cliente efectivo y facilita la comunicación entre la secretaría y sus diferentes públicos de interés.

Esta parte del manual se enfoca en el manejo eficiente de la correspondencia y la documentación generada en la Coordinación General. Se describen las tareas de recepción y canalización de oficios y documentos enviados por diferentes dependencias, así como la elaboración de respuestas y oficios de contestación. La organización, clasificación y archivo de la documentación son esenciales para facilitar la localización oportuna de la información, asegurando la eficiencia administrativa. Un sistema de archivo bien organizado contribuye a la optimización de recursos y facilita la recuperación rápida de documentos importantes, evitando retrasos en procesos administrativos.

La gestión de la agenda y las comunicaciones es otra función destacada. Se incluye la programación, registro y actualización de la agenda del Coordinador General, informándole y manteniéndolo al tanto de los asuntos, eventos y citas programados. También se incluye la atención de llamadas telefónicas, incluyendo la realización de llamadas según las instrucciones del Coordinador. Un sistema de gestión de agenda eficiente optimiza el tiempo del Coordinador y facilita la programación de las diferentes actividades, reuniones y citas. La gestión adecuada de las comunicaciones contribuye a un funcionamiento fluido de las operaciones administrativas y una atención adecuada a los asuntos prioritarios.

La Jefatura Administrativa se encarga de aplicar las normas y políticas relativas a los servicios personales, actuando como enlace con la Dirección de Prestaciones y Relaciones Laborales. Sus funciones incluyen la gestión de movimientos de personal (altas, bajas, cambios), vacaciones, licencias, permisos, comisiones e incapacidades, además de la actualización de documentos y el pago de nómina. La jefatura concentra información sobre asistencia, tiempo extra e incidencias para la elaboración de reportes. También se encarga de la entrega de nóminas y bonos al personal, incluyendo la gestión de tarjetas SERVINÓMINA y la elaboración de reportes semanales de actividades. La Jefatura Administrativa debe informar y reportar al Coordinador General Administrativo, coordinando la elaboración de informes periódicos para cumplir con el Plan Municipal de Desarrollo.

La Jefatura Médica se centra en la atención médica al personal interno en las celdas municipales, proporcionando medicación y elaborando dictámenes médicos para diferentes entidades (Secretaría de Seguridad Pública, Agencia del Ministerio Público, Prevención del Delito). Sus responsabilidades incluyen la asistencia a zonas afectadas por contingencias ambientales, la participación en cursos de actualización médica y la elaboración de reportes diarios de actividades. La jefatura debe supervisar el cumplimiento de los programas de salud y coordinar la capacitación del personal en temas de salud. Como parte de su responsabilidad, debe informar y reportar al Coordinador General Administrativo con informes periódicos, contribuyendo al Plan Municipal de Desarrollo.

Esta jefatura se encarga de inscribir en el Sistema Nacional de Seguridad al personal de la Secretaría de Seguridad Pública (Oficina del Secretario, Dirección de Policía, Dirección de Policía de Tránsito) y personal administrativo. Sus funciones incluyen el registro de huellas dactilares, la adición de códigos de barras, el registro de movimientos de personal en el sistema, y la actualización del historial del elemento. La jefatura auxilia en la captura de informes y elabora reportes semanales de actividades. Se requiere mayor información del acrónimo SUBSEMUN para una descripción más precisa de sus funciones. Como todas las jefaturas, debe informar al Coordinador General Administrativo con informes periódicos, alineados con el Plan Municipal de Desarrollo.

La Jefatura de Policía Digno se enfoca en el apoyo a los elementos de la Dirección de Policía y sus familias. Sus funciones incluyen la búsqueda de cursos de capacitación para la superación personal y la búsqueda de estímulos para apoyar la superación de los policías. También da seguimiento al programa de víctimas, brindando apoyo a las familias durante el proceso de rehabilitación y asesoría legal. Las tareas incluyen la atención telefónica, gestión de correspondencia, y la organización de la agenda del Jefe de Policía Digno. La jefatura también apoya a las familias de policías fallecidos en el cumplimiento de su deber. La jefatura debe elaborar informes periódicos para el Coordinador General Administrativo en cumplimiento al Plan Municipal de Desarrollo.

Esta jefatura es responsable de la organización y archivo de documentación, la atención de llamadas telefónicas, y el control del suministro de materiales de limpieza. También realiza inventarios periódicos de materiales y herramientas, supervisa el orden y la limpieza de las instalaciones, y atiende los reportes de la Central de Radio para brindar servicio de mecánica a vehículos. Se encarga del seguimiento del programa de mantenimiento preventivo y correctivo. La jefatura elabora un reporte semanal de actividades a su jefe inmediato. La jefatura reporta al Coordinador General Administrativo, con informes periódicos para el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo.

La Jefatura de Patrimonio se encarga de coordinar y supervisar las funciones del personal a su cargo, vigilando el uso óptimo y la conservación de los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría de Seguridad Pública. Verifica el registro oportuno de los movimientos de mobiliario y equipo ante la Dirección de Patrimonio. Recoge el mobiliario en desuso y lo almacena. Elabora y tramita oficios a entidades públicas para solicitar servicios. Además, mantiene el control del inventario de mobiliario en desuso y supervisa que todas las unidades administrativas cuenten con el resguardo correspondiente. La jefatura recibe y acredita las facturas relacionadas con la compra de activos. Como todas las jefaturas, debe informar y reportar al Coordinador General Administrativo sobre sus actividades.