Control Interno: Guía Procuraduría Agraria

El documento enfatiza la necesidad de que todos los servidores públicos de la Procuraduría Agraria conozcan y apliquen las disposiciones del Acuerdo en Materia de Control Interno y su Manual Administrativo (DOF 02-05-2014). El objetivo central es asegurar el cumplimiento de las normas relacionadas con la autoevaluación en materia de Control Interno y la Administración de Riesgos. Se destaca la importancia del seguimiento y vigilancia de la aplicación de estas disposiciones, incluyendo su implementación en los Foros Colegiados. La meta es fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional (SCI) para garantizar la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones, programas y proyectos de la Procuraduría. Se menciona explícitamente el Artículo 6 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, que define las responsabilidades de la Secretaría y la Función Pública en el control y evaluación del gasto público federal.

La responsabilidad de la aplicación del Acuerdo recae en los titulares de las dependencias, entidades y demás servidores públicos. Se subraya la necesidad de atender con oportunidad los compromisos derivados de su implementación. El documento menciona los beneficios del Acuerdo, destacando que agrega valor y proporciona un mecanismo de aprendizaje tanto para la organización como para los individuos. La simplificación de la regulación administrativa en materia de control interno es un objetivo clave, buscando optimizar el uso de recursos y procedimientos técnicos. El acuerdo busca la mejora continua y el cumplimiento de la ley en un ambiente ético. La implementación y actualización de los elementos de Control Interno, de acuerdo al ámbito de competencia y nivel jerárquico de cada servidor público, son parte esencial del cumplimiento del acuerdo.

El documento se basa en el Acuerdo en Materia de Control Interno (DOF 02-05-2014) y hace referencia al Artículo 6 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Este último artículo establece que el Ejecutivo Federal, a través de la Secretaría, es responsable de la programación y presupuestación del gasto público federal, mientras que el control y la evaluación de este gasto corresponden a la Secretaría y a la Función Pública, dentro de sus respectivas atribuciones. El acuerdo busca simplificar la regulación administrativa para una aplicación más eficiente de los recursos y procedimientos. La última reforma del acuerdo fue publicada en el Diario Oficial de la Federación el 02-05-2014. Se entiende que la aplicación correcta de este acuerdo es fundamental para la gestión eficiente de recursos públicos y el cumplimiento de las leyes y regulaciones pertinentes.

El documento describe el Modelo Estándar de Control Interno como un conjunto de procesos, mecanismos y elementos aplicados a la planeación, organización, ejecución, dirección, información y seguimiento de los procesos de gestión. Su objetivo es dar certidumbre a la toma de decisiones, conduciéndolas con seguridad razonable al logro de objetivos y metas en un ambiente ético, de calidad, mejora continua, eficiencia y cumplimiento de la ley. Este modelo busca proporcionar una seguridad razonable en el logro de objetivos y metas, priorizando la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, programas y proyectos. La implementación y actualización de sus elementos son responsabilidad de los servidores públicos, según su competencia y nivel jerárquico.

El sistema se basa en cinco normas generales: Ambiente de control (que define los propósitos fundamentales de la institución y sus objetivos); Administración de Riesgos (identifica los factores que podrían impedir el cumplimiento de los objetivos); Actividades de control (acciones para mitigar riesgos); Información y Comunicación (asegura la comunicación efectiva); y Supervisión y mejora continua (supervisa y busca áreas de mejora). Cada norma se describe brevemente, indicando su función dentro del marco general del control interno. Estas cinco normas son la base del sistema de control interno y su correcta aplicación es fundamental para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Se establecen tres niveles de control interno: estratégico (Titular de la Institución y servidores públicos de segundo nivel jerárquico), directivo (servidores públicos de tercer y cuarto nivel jerárquico), y operativo (servidores públicos de quinto y siguientes niveles jerárquicos). Los participantes clave en el Sistema de Control Interno Institucional incluyen al Titular de la Institución, el Coordinador de Control Interno, el Enlace de Control Interno, el Enlace de Administración de Riesgos, y el Enlace del COCODI, así como todos los servidores públicos. La distribución de responsabilidades entre estos participantes asegura la aplicación efectiva del sistema en todos los niveles de la organización. El correcto funcionamiento de cada nivel es esencial para la eficiencia del sistema de control interno en su conjunto.

La Administración de Riesgos se define como un proceso sistemático que permite establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, atender, monitorear y comunicar los riesgos que puedan obstaculizar o impedir el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Se analiza el impacto y la probabilidad de materialización de los riesgos, considerando factores internos y externos. Se definen estrategias y acciones para controlar estos riesgos y fortalecer el Sistema de Control Interno. La evaluación de riesgos considera la gravedad, prontitud y constancia del riesgo, la probabilidad de pérdida de recursos públicos y el impacto en operaciones, informes y actividades sustantivas. El proceso comienza con una reunión anual (preferentemente en noviembre o diciembre) con los titulares de unidades administrativas, el Titular del OIC, el Coordinador de Control Interno y el Enlace de Administración de Riesgos, para planificar acciones a implementar desde el primer trimestre del año siguiente.

Los documentos clave en la Administración de Riesgos son la Matriz de administración de riesgos y el Mapa de riesgos institucionales. Las etapas mínimas del proceso incluyen: Comunicación y Consulta (identificación de objetivos, metas, actores involucrados, causas y efectos de los riesgos); Contexto (análisis del entorno externo: social, político, legal, financiero, tecnológico, económico, ambiental y de competitividad); Evaluación de Riesgos (identificación, selección, descripción y clasificación de riesgos, identificación de factores de riesgo); Evaluación de Controles (comprobación de existencia y determinación del tipo de control: preventivo, correctivo o detectivo); Valoración final de riesgos respecto a controles; y la elaboración del Mapa de Riesgos Institucional (Matriz), categorizando riesgos de atención periódica, inmediata y controlados. Se definen estrategias de control, como evitar el riesgo.

Los participantes en la Administración de Riesgos incluyen al Titular de la Institución y al Coordinador de Control Interno. Estos roles son cruciales para guiar y supervisar el proceso de identificación, análisis y mitigación de riesgos. Su participación asegura una visión integral de los riesgos que enfrenta la institución y facilita la implementación de estrategias efectivas para su gestión. La colaboración entre estos individuos, así como la participación de otros enlaces y responsables, es clave para el éxito del proceso. Se espera que estas acciones contribuyan a fortalecer el sistema de control interno y a asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

El Comité de Control y Desempeño Institucional (COCODI) juega un rol fundamental en el cumplimiento oportuno de los objetivos y metas institucionales, con un enfoque en resultados. Sus funciones principales incluyen impulsar el establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional, contribuyendo a la administración de riesgos institucionales. También promueve el cumplimiento de los programas de la institución y temas transversales de la Secretaría. El COCODI tiene la facultad de aprobar acuerdos para fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional, la Administración de Riesgos Institucional y el Desempeño Institucional. Este último aspecto incluye el análisis del comportamiento presupuestal y financiero, la evaluación del cumplimiento de objetivos, metas e indicadores, y la revisión del cumplimiento de programas sectoriales e interinstitucionales.

El COCODI se compone de un Presidente, Vocales, un Vocal Ejecutivo, e Invitados Permanentes. Entre los invitados permanentes se encuentran el Titular de la Institución, un representante de la Coordinadora Sectorial, el Titular del Órgano Interno de Control, el Coordinador de Control Interno y el Enlace del Comité. También puede haber otros invitados. Las funciones del COCODI incluyen tomar conocimiento de los reportes de análisis del desempeño elaborados por los delegados, dar seguimiento a acuerdos y recomendaciones, y revisar las cédulas de situaciones críticas. Además, realiza una revisión del anexo gráfico, que incluye información sobre quejas, denuncias, inconformidades y procedimientos administrativos de responsabilidad. Las decisiones del COCODI son esenciales para la gestión eficiente de la institución.

El COCODI se enfoca en fortalecer tres áreas clave: el Sistema de Control Interno Institucional, la Administración de Riesgos Institucional y el Desempeño Institucional. Para el fortalecimiento del desempeño institucional, el COCODI analiza el comportamiento presupuestal y financiero, evalúa el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores, y revisa el cumplimiento de los programas sectoriales e interinstitucionales y los temas transversales de la Secretaría. Este enfoque integral busca asegurar la eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión de la institución. La participación activa del COCODI es fundamental para el éxito de estas estrategias, asegurando la mejora continua en la gestión institucional.