Curso Control Interno: Guía Práctica

El documento inicia señalando observaciones recurrentes sobre la falta de controles internos en las operaciones de dependencias y entidades. Esta deficiencia genera consecuencias significativas: incumplimiento de la normatividad vigente, dificultades para justificar el uso de fondos estatales y federales ante las auditorías correspondientes, pérdida de recursos futuros, e incluso la imposibilidad de lograr el reconocimiento y la credibilidad de la sociedad como una institución que contribuye a un gobierno honesto. La falta de un sistema robusto de control interno perjudica la imagen pública y la eficiencia del organismo, afectando su capacidad de obtener financiamiento y cumplir sus objetivos. Se destaca la necesidad urgente de implementar y fortalecer los mecanismos de control interno para mitigar estos riesgos y asegurar la correcta gestión de los recursos públicos.

Para contrarrestar los problemas derivados de la deficiencia en el control interno, se establecen objetivos claros y concisos. El principal objetivo es lograr el cumplimiento total de la normatividad aplicable a las entidades y dependencias públicas. Además, se busca un manejo adecuado y eficiente de los recursos, maximizando su aprovechamiento y minimizando pérdidas o desvíos. La generación de ahorro es otro objetivo crucial, priorizando la optimización de los recursos y la prevención de gastos innecesarios. Se menciona también el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016 y los programas derivados de éste, mostrando la integración del control interno con las estrategias de desarrollo a largo plazo de la región. El cumplimiento de estos objetivos contribuirá a la mejora en la gestión pública, la transparencia y la rendición de cuentas.

Se presenta una definición del control interno, describiéndolo como un mecanismo preventivo y correctivo para la administración pública. Este mecanismo permite la detección oportuna y la corrección de desviaciones, ineficiencias e incongruencias en las diferentes etapas de la gestión: formulación, instrumentación, ejecución y evaluación. El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de la normatividad que regula las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos. Se diferencia entre el control preventivo, que busca anticiparse a posibles acciones fuera del marco legal, y el control detectivo, que identifica omisiones o desviaciones durante la ejecución de las operaciones. Esta dualidad de enfoques en la prevención y la detección permite una gestión más integral y eficaz del control interno, mitigando los riesgos y asegurando la correcta administración de los recursos.

El documento define el control interno como un proceso llevado a cabo por el Consejo de Administración, la administración y otro personal de una entidad. Su propósito es proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos. Se presenta una definición formal del control interno como un mecanismo preventivo y correctivo que permite la detección y corrección de desviaciones, ineficiencias e incongruencias en la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de acciones. Este mecanismo busca asegurar el cumplimiento de la normatividad que rige las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignaciones de recursos. Se menciona explícitamente el modelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) y sus contribuciones a la comprensión y desarrollo del marco de control interno, incluyendo sus publicaciones desde 1992 hasta 2011, destacando la evolución del entendimiento y la aplicación de este importante concepto en la administración pública.

Se establecen los objetivos del control interno según diferentes perspectivas. Se mencionan los objetivos de acuerdo a las Normas Generales de Control Interno (NGCI), que incluyen promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones; medir la eficacia en el cumplimiento de objetivos institucionales; mantener un adecuado manejo de los recursos públicos; elaborar información financiera, presupuestal y de gestión confiable y oportuna; y propiciar el cumplimiento del marco legal y normativo. También se presentan los objetivos de acuerdo al modelo COSO, que se centran en el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. La alineación entre estos diferentes marcos normativos subraya la importancia de un control interno sólido y eficaz para el buen funcionamiento de las dependencias y entidades públicas, buscando la congruencia entre los objetivos a nivel interno y externo.

Se destaca la importancia de la integridad y los valores éticos de los servidores públicos como base para el diseño y la aplicación del control interno. Se enfatiza la necesidad de que todos los servidores públicos mantengan y demuestren integridad, observando un código de ética. La administración de riesgos se presenta como un proceso constante de identificación y análisis de los riesgos que pueden afectar el logro de objetivos. Esto implica una evaluación cuidadosa del impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo para determinar su importancia y la necesidad de establecer mecanismos para su administración y control. Se indica que las dependencias y entidades deben establecer y mantener mecanismos efectivos para gestionar el riesgo a un nivel aceptable, utilizando como referencia el Modelo de Administración de Riesgos en la Administración Pública elaborado por la Contraloría General del Estado. La integración de la ética y la gestión de riesgos es fundamental para un control interno robusto y eficaz.

El documento describe el proceso de implementación del sistema de control interno, que consta de varias etapas. Comienza con el análisis de la normatividad vigente, seguido de la publicación de documentos normativos y la capacitación de los responsables en las dependencias y entidades. Una etapa crucial es la documentación del sistema, incluyendo la revisión y actualización de los procedimientos existentes. La implementación del sistema no se reduce a la mera capacitación, sino que exige una revisión profunda de la normatividad actual y la adaptación de los procedimientos operativos para asegurar su eficiencia y eficacia. Se deja claro que este proceso requiere de un compromiso de parte de las instituciones y una inversión en tiempo y recursos para asegurar su correcto desarrollo. El éxito de la implementación depende del trabajo conjunto entre las entidades, la capacitación adecuada del personal y la correcta documentación del sistema de control interno.

La supervisión del control interno es una parte fundamental del proceso. Permite evaluar y verificar si el sistema está funcionando adecuadamente o si se requieren modificaciones. Esta supervisión debe realizarse a lo largo de toda la ejecución de operaciones y procesos. El documento enfatiza que la supervisión del control interno es responsabilidad de los titulares de las dependencias y entidades, independientemente de las revisiones y evaluaciones que realicen otras instancias de fiscalización. Esta supervisión independiente asegura un mayor grado de objetividad y permite identificar posibles debilidades o áreas de mejora con mayor precisión. La supervisión no solo detecta problemas sino que también facilita la introducción de cambios necesarios para optimizar el sistema de control interno y mejorar su efectividad a lo largo del tiempo.

El documento destaca la importancia del control de los recursos materiales, incluyendo la necesidad de mantener inventarios actualizados de mobiliario y equipo, y promover su uso adecuado. Se plantea la posibilidad de asegurar contra siniestros el mobiliario y equipo, así como la realización de investigaciones en caso de faltantes de activos fijos. Los procedimientos de baja de activos, por pérdida de vida útil, robo, extravío, donación o enajenación, también se mencionan como parte crucial de la gestión de los recursos materiales. Se hace referencia a la Ley de Adquisiciones del Estado y al Código Financiero como marco legal para estas actividades, indicando la necesidad de un seguimiento riguroso de la normativa vigente en la gestión y control de los bienes públicos. Se enfatiza la responsabilidad de los servidores públicos en el cuidado de los bienes propiedad del estado y la obligación de reponer o resarcir los daños causados.