Manual de Licencias UPV/EHU

Esta sección establece la base legal para las licencias y permisos del personal de administración y servicios (PAS) de la UPV/EHU. Se mencionan las leyes y convenios colectivos que rigen estas normativas, incluyendo la Ley 6/1989 de la Función Pública Vasca (Capítulo VI del Título III), el Acuerdo de Regulación de Condiciones de Trabajo para el personal de la UPV/EHU de 1996 (Título II), y el III Convenio Colectivo de personal laboral de administración y servicios de la UPV/EHU de 2010 (Título V). Además, se hace referencia a acuerdos posteriores de la Mesa Negociadora, demostrando la continua adaptación de la normativa a las necesidades del personal. Se subraya la importancia de estos documentos legales como fundamento para la concesión y gestión de las licencias y permisos. La referencia a acuerdos específicos de la Mesa Negociadora, del 16 de septiembre de 2011, y otros posteriores, indica una evolución dinámica en la regulación de las licencias y permisos, buscando siempre mejorar las condiciones laborales del PAS. La mención de la Circular de la Gerencia de la UPV/EHU reguladora de la jornada de trabajo, control horario, vacaciones y permisos para 2014, evidencia un enfoque integral en la gestión del tiempo laboral. La sección enfatiza la importancia de consultar y comprender la normativa completa para una correcta aplicación de los procedimientos.

El manual describe el procedimiento para la solicitud y aprobación de licencias y permisos. La mayoría de las solicitudes se realizan a través del Portal de Presencia, una plataforma digital para la gestión de estas solicitudes. Se detalla que, en general, no se permite el disfrute simultáneo de más de una licencia o permiso, con excepciones para la pausa por lactancia y los permisos que implican una reducción de jornada. También se especifica que durante el periodo de vacaciones no se pueden utilizar permisos retribuidos, excepto por enfermedad o accidente. Se explican las excepciones al uso del Portal de Presencia, señalando que en casos de urgencia o imprevistos, el empleado debe notificar su ausencia a su superior inmediato y luego presentar la solicitud formal, a menos que se trate de una baja médica. Se enfatiza la importancia del preaviso, especialmente en casos de disfrute interrumpido de permisos, como se especifica para permisos parentales, donde se requiere un preaviso de al menos 15 días para periodos interrumpidos por semanas completas. El objetivo es establecer un proceso claro y eficiente, aunque con flexibilidad para atender circunstancias excepcionales. La claridad en los pasos a seguir es crucial para una gestión adecuada de las licencias y permisos dentro de la UPV/EHU.

Esta parte del manual especifica quiénes son los beneficiarios de las licencias y permisos y qué documentación necesitan aportar para sus solicitudes. Se hace referencia a acuerdos de la Mesa Negociadora que definen las condiciones para el personal de administración y servicios (PAS) y el profesorado de investigación docente (PDI) funcionario de la UPV/EHU. Se mencionan diferentes circulares, acuerdos y resoluciones que detallan las condiciones específicas para cada tipo de licencia, destacando la importancia de cumplir los requisitos establecidos. La documentación requerida varía según el tipo de permiso solicitado; por ejemplo, para permisos parentales, se solicita fotocopia del libro de familia o partida de nacimiento. La sección se centra en la claridad y transparencia del proceso, asegurando que cada solicitante comprenda los requisitos necesarios para una aprobación exitosa. La referencia repetida a acuerdos de la Mesa Negociadora subraya el compromiso de la universidad con la participación y negociación colectiva en la definición de las condiciones de trabajo. La información sobre la documentación requerida facilita el proceso para los empleados, reduciendo posibles retrasos o rechazos de solicitudes.

La licencia por maternidad se regula detalladamente, incluyendo la posibilidad de extensión en casos de parto prematuro o hospitalización del recién nacido por más de siete días. En estos casos, la licencia puede ampliarse hasta un máximo de trece semanas adicionales al periodo inicial. El permiso puede disfrutarse a jornada completa o parcial, según las necesidades del servicio. Se destaca la posibilidad de participar en cursos de formación durante el periodo de licencia. Se describe la posibilidad de ceder parte o la totalidad del periodo de suspensión no obligatorio al otro progenitor, ya sea de forma continuada o interrumpida. En caso de partos múltiples, se añaden dos semanas adicionales por cada hijo a partir del segundo. Si el hijo fallece, el periodo de duración del permiso no se reduce, salvo que se solicite la reincorporación al trabajo tras el descanso obligatorio. La documentación requerida incluye una fotocopia del libro de familia o partida de nacimiento. Se aclara que solo son computables las horas correspondientes a días hábiles y que el progenitor debe comunicar si solicitará otras licencias o permisos durante el año para ajustar los cómputos. El periodo de disfrute se establece hasta que el bebé cumpla 12 meses, pudiendo ser de forma interrumpida, previo aviso de 15 días y por semanas completas, una vez transcurridas las seis primeras semanas de descanso obligatorio.

El manual describe la licencia por paternidad, aplicable en casos de nacimiento, adopción o acogimiento. Se indica que si el padre utiliza 4 semanas de permiso, tiene derecho a otras 2 semanas adicionales. La otra persona progenitora puede seguir disfrutando del permiso inicialmente cedido, incluso si la madre se encuentra en situación de incapacidad temporal en el momento de su reincorporación al trabajo. Se mencionan los artículos del III Convenio Colectivo y los acuerdos de la Mesa Negociadora que sustentan esta regulación. La licencia de paternidad está regulada para que, en caso de que ambos progenitores trabajen y una vez transcurridas las 6 primeras semanas de descanso obligatorio, el periodo de disfrute pueda llevarse a cabo de forma interrumpida. En este caso de disfrute interrumpido, se requiere un preaviso de al menos 15 días y se realizará por semanas completas. La situación de incapacidad temporal (IT) dentro de las 18 semanas no interrumpe el disfrute de la licencia de paternidad. Se incluye una FAQ aclarando la flexibilidad en la fecha de inicio del permiso en casos de adopción internacional, admitiendo como fecha de inicio la del visado, regreso a España, etc., según la complejidad de la situación.

El manual se refiere a las licencias por adopción y acogimiento, especificando que en el caso de acogimiento, el periodo debe ser superior a un año. Para adopciones internacionales, el permiso puede comenzar hasta cuatro semanas antes de la resolución de la adopción, considerando la necesidad de desplazamiento previo de los progenitores al país de origen. Se citan los artículos de la Ley de Función Pública Vasca, el III Convenio Colectivo y acuerdos de la Mesa Negociadora que regulan estas licencias. Se incluye una FAQ que aborda la flexibilidad en la fecha de inicio del permiso en adopciones internacionales, considerando la complejidad del proceso. Se indica que según la Seguridad Social, se ha flexibilizado la determinación de la fecha de inicio del descanso, admitiendo que el trabajador/a pueda elegir una fecha entre el inicio del viaje y la adopción/acogimiento, pudiendo ser la fecha de expedición del visado o el regreso a España. Se resalta la importancia de la documentación necesaria para justificar la solicitud, aunque no se especifica en detalle qué documentación se requiere más allá de la mencionada anteriormente para permisos parentales.

El permiso por matrimonio concede 20 días naturales, incluyendo el día de la boda. Este permiso es acumulable con vacaciones y permisos recuperados, siempre que se notifique con 15 días de antelación. Existe una restricción: no se podrá disfrutar de un nuevo permiso por matrimonio o inicio de convivencia estable hasta pasados 6 años, y nunca si los miembros de la pareja son los mismos. La normativa que sustenta este permiso incluye el artículo 70.2.h) de la Ley de Función Pública Vasca, el artículo 22 del Acuerdo Regulador y el artículo 35 del III Convenio Colectivo, además de acuerdos de la Mesa Negociadora de 16 de septiembre de 2011. La acumulación con otros permisos permite una mayor flexibilidad para el empleado, facilitando la organización de la celebración. La restricción de 6 años busca evitar abusos y asegurar que el permiso se utiliza para su fin original. La claridad en los plazos y las condiciones de acumulación es esencial para una gestión correcta del permiso.

Esta sección regula los permisos retribuidos por fallecimiento o enfermedad grave de familiares. Se cubre el fallecimiento de cónyuge, compañero/a, hijo/a, padres y madres que convivan. En caso de enfermedad grave, se define la posibilidad de un segundo permiso tras 30 días del primero, salvo enfermedad terminal. Para la enfermedad grave, se especifican casos que la justifican: intervención quirúrgica con anestesia total e ingreso de una noche, hospitalización con pernocta, o convalecencia en domicilio tras cirugía que requiera atención constante (valorada por el Área Médica del Servicio de Prevención UPV/EHU). La duración del permiso depende del parentesco y la gravedad de la situación, pudiendo ser de 2, 3 o 5 días. Para hospitalización sin cirugía, la duración son los días de hospitalización hasta un máximo de 2, 3 o 5 días según parentesco; para hospitalización de día, no se concede permiso. Se aclaran las diferencias entre días naturales, hábiles y laborables, y se incluyen FAQs que abordan situaciones específicas, como el inicio del cómputo del permiso en caso de fallecimiento en día laborable, el número de días para hospitalización con o sin cirugía, y si un nuevo ingreso por complicaciones tras cirugía da derecho a un nuevo permiso. La normativa se basa en el Art. 24 del Acuerdo Regulador, art. 38 y 47 del III Convenio Colectivo, acuerdos de la Mesa Negociadora, y otros documentos legales citados.

Se contemplan dos tipos de permisos retribuidos: uno por cambio de domicilio habitual (2 días naturales en el mismo municipio, 3 días si es a otro municipio) y otro para delegados de prevención que no sean miembros de órganos de representación del personal o delegados sindicales (reducción de jornada hasta el 50% por un máximo de 1 mes). En el caso de los delegados de prevención, si hay varios titulares del derecho por el mismo hecho causante, el tiempo de disfrute se puede prorratear, respetando el límite de un mes. La base legal para el permiso de cambio de domicilio incluye el Art. 70.2.e) de la Ley de Función Pública Vasca, el Art. 26 del Acuerdo Regulador, el art. 40 del III Convenio Colectivo y acuerdos de la Mesa Negociadora. La regulación del permiso para delegados de prevención se basa en el Art. 27 del Acuerdo Regulador, art. 37, 42, 43 y 53 del III Convenio Colectivo, así como en acuerdos posteriores como el del 27 de noviembre de 2002 y la Resolución del Gerente de la UPV/EHU de 4 de julio de 2007. Se busca una regulación justa y equilibrada que atienda las necesidades de los empleados en diferentes circunstancias.

El permiso por asuntos propios es no retribuido y fraccionable, con un máximo de 3 meses cada dos años, calculados desde el inicio del disfrute. Solo se puede solicitar tras un año de ingreso o reingreso al servicio activo. Este periodo no se computa para el cálculo de vacaciones. Una aclaración importante se ofrece en la sección de preguntas frecuentes (FAQ): si se solicita permiso por asuntos propios de lunes a jueves y se utilizan los viernes para otros permisos (antigüedad, libre disposición, etc.), se consideran como un único periodo continuo, computado desde el primer día hasta el último. En este caso, no se concede ninguna licencia adicional. La normativa no se cita explícitamente en artículos específicos pero es una regulación interna de la UPV/EHU, derivada de acuerdos y convenios colectivos, con el objetivo de proporcionar una flexibilidad necesaria a los empleados, aunque sin generar derecho a remuneración durante su disfrute. La restricción temporal busca un equilibrio entre la flexibilidad para el empleado y la necesidad de garantizar el funcionamiento del servicio. La FAQ indica una interpretación pragmática para evitar posibles confusiones y asegurar una aplicación uniforme de la normativa.

El manual contempla reducciones de jornada retribuidas para el cuidado de familiares. Se establece una reducción de 1/3 de la jornada laboral con una reducción de 1/6 de las retribuciones para el cuidado de un familiar hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad, o de grado más lejano si hay convivencia, con enfermedad grave continuada o problemas de movilidad. Se requiere documentación como el libro de familia y certificado de discapacidad. También se menciona una reducción retribuida de la jornada laboral para la hospitalización y tratamiento continuado de un hijo menor de edad afectado por cáncer u otra enfermedad grave que requiera cuidado directo, continuo y permanente, acreditado mediante documentación médica. En este caso la reducción de jornada es de 1/3 con una reducción de 1/6 de las retribuciones. Se incluye una FAQ que aborda la posibilidad de solicitar el permiso de 50 horas por cuidado de familiar, teniendo una reducción de jornada por cuidado de menores o discapacitados. La respuesta confirma la compatibilidad, resaltando que estas reducciones son excepciones a la regla de no simultaneidad de permisos. La normativa se basa en artículos del Acuerdo Regulador y del III Convenio Colectivo, así como en otras resoluciones y acuerdos de la Mesa Negociadora, buscando proporcionar apoyo a los empleados con responsabilidades familiares en situaciones difíciles.

El manual describe los permisos para realizar estudios, indicando que pueden conllevar una compensación económica según la regulación de indemnizaciones por razón de servicio de la UPV/EHU, siempre que los gastos no estén cubiertos por la entidad organizadora del curso. La normativa que regula este permiso incluye el artículo 71.a) de la Ley de Función Pública Vasca, el artículo 28 del Acuerdo Regulador, el artículo 44 del III Convenio Colectivo, y acuerdos de la Mesa Negociadora de 16 de septiembre de 2011. Se mencionan además el artículo 9.4 y el punto 2 del Anexo II de la Circular de jornada de trabajo, horario, vacaciones y permisos del PAS para el año 2009, y el acuerdo de 28 de enero de 2009 que modifica dicha circular. La posibilidad de compensación económica busca facilitar el acceso a la formación de los empleados. La referencia a varios documentos legales subraya la complejidad de la normativa y la importancia de una consulta completa. La compensación económica está condicionada a que los gastos no estén cubiertos por la entidad organizadora, lo que busca evitar duplicidades o financiación excesiva por parte de la UPV/EHU.

Se regula un permiso para realizar exámenes en centros oficiales. Se concede un máximo de 5 días libres al año por trabajador/a, a disfrutar dentro del periodo de vigencia de la circular correspondiente (hasta el 31 de marzo del año siguiente si el curso finaliza en diciembre). Se requiere un certificado de asistencia con horario. Las FAQs aclaran que este permiso se aplica a pruebas académicas en centros oficiales, incluyendo pruebas de suficiencia investigadora y tesis, y que también se aplica a exámenes en Escuelas Oficiales de Idiomas, siempre que sean centros oficiales y el certificado esté homologado. La base legal se encuentra en el artículo 29 del Acuerdo Regulador, el artículo 45 del III Convenio Colectivo, el acta de la Comisión Paritaria del personal funcionario/laboral del 3 de septiembre de 1999, y acuerdos de la Mesa Negociadora de 16 de septiembre de 2011. La limitación a 5 días al año y la exigencia de un certificado de asistencia buscan evitar abusos y asegurar que el permiso se utiliza para su propósito específico. Las FAQs buscan aclarar posibles dudas sobre la aplicación de esta normativa en diferentes situaciones académicas.

Una pregunta frecuente se centra en la flexibilidad de la fecha de inicio del permiso por adopción internacional. Se indica que, según la Seguridad Social, se ha flexibilizado la determinación de la fecha de inicio del descanso debido a la complejidad de estas situaciones. Se admite que el trabajador/a elija una fecha entre el inicio del viaje y la fecha de la adopción/acogimiento, pudiendo tomarse como inicio la fecha de expedición del visado, el regreso a España, etc. Esta aclaración busca ofrecer mayor flexibilidad en situaciones complejas, reconociendo las particularidades de las adopciones internacionales y la necesidad de adaptarse a las circunstancias específicas de cada caso. La referencia a la Seguridad Social valida esta interpretación flexible, proporcionando un criterio claro para la gestión de estos permisos.

Se aclara que la situación de Incapacidad Temporal (IT) dentro de las 18 semanas no interrumpe el disfrute de la licencia de paternidad. Esta información busca asegurar el derecho del progenitor a disfrutar del permiso, incluso en caso de enfermedad o accidente durante el periodo de licencia. La claridad en este punto es crucial para evitar posibles malentendidos o interpretaciones erróneas de la normativa. Se establece una clara diferenciación entre la situación de IT y el disfrute del permiso de paternidad, asegurando que ambos son compatibles y no se ven afectados mutuamente.

Se explica el disfrute intermitente del permiso de paternidad cuando ambos progenitores trabajan. Tras las 6 primeras semanas de descanso obligatorio, el periodo restante puede disfrutarse de forma interrumpida, desde la finalización del descanso obligatorio hasta que el hijo/a cumpla 12 meses. En este caso, se requiere un preaviso de al menos 15 días para cada periodo de disfrute, que se realizará por semanas completas. Esta aclaración busca brindar claridad sobre las condiciones para disfrutar del permiso de forma intermitente, estableciendo un procedimiento claro para la solicitud y gestión de estos periodos interrumpidos. El preaviso de 15 días permite a la UPV/EHU organizar la cobertura de las tareas del empleado.

Se aclaran diferentes situaciones relacionadas con permisos por hospitalización y fallecimiento de familiares. Se especifica el número de días de permiso para hospitalización con intervención quirúrgica con o sin anestesia total, y sin intervención quirúrgica. Se detalla que para intervenciones quirúrgicas sin hospitalización se necesita un certificado médico justificando reposo domiciliario. Para hospitalizaciones por complicaciones tras cirugía, se considera un nuevo permiso. Se explica que si un familiar fallece durante la jornada laboral, el permiso comienza ese mismo día; si lo hace tras finalizar la jornada, comienza al día siguiente. La información se basa en el criterio del Área Médica del Servicio de Prevención UPV/EHU para determinar la duración de los permisos según el parentesco y la gravedad de la situación. Las FAQs buscan ofrecer una guía práctica para la aplicación de los permisos en situaciones diversas, clarificando posibles dudas sobre los diferentes escenarios y la documentación necesaria.

Finalmente, una FAQ responde a la pregunta sobre la posibilidad de solicitar el permiso de 50 horas por cuidado de familiar teniendo concedida una reducción de jornada por cuidado de menores o discapacitados. Se confirma que la reducción de jornada por cuidado de menores o discapacitados y la pausa para lactancia son excepciones a la regla general de no simultaneidad de permisos. Esta aclaración puntual busca resolver una duda común sobre la compatibilidad de diferentes tipos de permisos, señalando explícitamente las excepciones a la norma general. Se refuerza el principio de que, salvo excepciones expresamente mencionadas, no se pueden disfrutar simultáneamente varios permisos.